Por Gloria Ortega Pérez y Angela Sánchez T.

 

 . ¿Qué significa para la Fundación Clínica Valle de Lili recibir el Premio EMRAM 2017?

Hace 8 años la clínica inició el camino hacia la transformación digital con el fin de asegurar tanto los procesos administrativos como asistenciales. Esto significa que en lo administrativo necesitaba controlar todos los insumos, medicamentos y procedimientos, así como tener eficiencia en facturación y radicación de cuentas que le permitieran asegurar la viabilidad financiera.

Desde los procesos asistenciales se requería implementar una Historia Clínica Electrónica (HCE) con capacidad de controlar los riesgos asociados a la prescripción de medicamentos y alertas para evitar duplicidad de ayudas diagnósticas y disminuir la posibilidad de eventos adversos.

Luego de la implantación inicial que representó un esfuerzo enorme, entendimos que había mucho por avanzar hacia el futuro y que los sistemas de información no son estáticos. Fue entonces cuando decidimos continuar desarrollando y mejorando permanentemente nuestro sistema.

Una de las estrategias para lograrlo es la utilización de la escala EMRAM de HIMSS como una carta de navegación que permite ir ascendiendo progresivamente hasta el punto donde nos encontramos hoy, Nivel 6. Es por eso que el premio que recibimos no es el producto de una meta sino una consecuencia de lo que hemos logrado y simplemente un paso más hacia el futuro.

 

. ¿Cuál ha sido el principal reto del proceso de transformación digital?

Los sistemas de información son costosos tanto para adquirirlos como para mantenerlos. Además, la infraestructura requerida tiene retos importantes no sólo desde el punto de vista económico sino técnico. El retorno de la inversión no es fácilmente demostrable porque tiene unos intangibles que no se pueden medir.

Podemos decir que somos más eficientes, que tenemos datos más confiables, que podemos tener la facturación más rápido, que tenemos trazabilidad de insumos y materiales, etc. Pero hay cosas que son imposibles de cuantificar cuando no se tiene sistema. Por ejemplo ¿Cuánto cuesta el daño a un paciente?

Por otro lado, la capacitación de los usuarios y la gestión del cambio han jugado un papel importante en el desarrollo y adopción del sistema de información, pero han sido todo un reto porque la Fundación Valle del Lili ha tenido un crecimiento importante y ha necesitado la incorporación y capacitación de muchas personas para seguir adelante. El sistema de información hace parte de la cultura organizacional y nos costaría mucho esfuerzo trabajar sin él.

. ¿Cuáles fueron las expectativas para emprender en tan corto tiempo el camino de su transformación digital?

Hay que aclarar que este camino comenzó en el 2009 cuando se tomó la decisión de adquirir una solución de talla mundial para sistematizar los procesos de la clínica y ha sido un camino continuo. Por lo tanto, no ha sido en poco tiempo sino más bien un trabajo constante y progresivo.

Siempre, desde el principio, se tenía la expectativa de la transformación digital como la forma adecuada de asegurar el futuro de la clínica y mantenernos como líderes en Latinoamérica, pero somos muy conscientes de que los sistemas de información son sólo herramientas que apoyan el trabajo de un equipo bien capacitado y con unas calidades humanas importantes, sin las cuales la clínica no tendría el mismo éxito.

. ¿Cómo han superado los obstáculos técnicos, humanos, financieros…?

Lo más importante es tener el convencimiento de que el camino a seguir es el correcto. Las estrategias han sido múltiples: desde elevar en el organigrama la oficina de tecnología informática y convertirla en una subdirección, hasta la inclusión en el presupuesto anual no solo para mantenimiento sino para desarrollo y adquisición de nuevos productos.

La conformación de un equipo de trabajo comprometido, entrenado y propositivo también ha sido una de las claves para superar cualquier tipo de inconveniente que se nos haya presentado.

. ¿En el proceso de transformación qué papel jugaron el equipo médico y hospitalario, y de otro lado, los usuarios y pacientes?

No puede existir una Historia Clínica Electrónica que incluya manejo de medicamentos, órdenes de apoyos diagnósticos y procedimientos si no se asegura primero la participación de los médicos y demás personal asistencial. Todo proceso comienza con un paciente que viene a buscar un servicio específico, ya sea un laboratorio, una imagen diagnóstica, una consulta externa, un servicio de urgencias, una cirugía programada, etc. Si no se registra en el sistema, es difícil prestarle el servicio. Es por esto que la participación activa de todos los actores, clínicos y administrativos es fundamental para el éxito de un sistema de información hospitalario.

Los pacientes interactúan con el sistema de manera indirecta hasta hoy. Ellos pueden solicitar citas médicas vía web, y tienen el beneficio de llevar órdenes de medicamentos, procedimientos y ayudas diagnósticas sin la queja de no poder traducir la letra del médico. También pueden recibir resultados de laboratorio vía e-mail.

En el futuro cercano tendrán un portal en donde podrán consultar imágenes diagnósticas, resultados de laboratorio, información de interés e instructivos y acceso a su historia clínica.

Los dispositivos móviles tendrán cada vez mayor uso por parte de médicos y pacientes para el control de enfermedades y dispositivos médicos.

. Usted ha estado directamente involucrado en este proceso. ¿Cómo se convenció que era necesario y cuál ha sido su rol?

Soy médico y trabajé muchos años atendiendo pacientes, pero siempre he tenido en paralelo una afición por las tecnologías de la información. He participado desde siempre de diferentes maneras en desarrollos informáticos y creo firmemente que la tecnología es vital para apoyar los procesos clínicos y administrativos.

Así como la seguridad aérea se ha logrado mediante el uso de la tecnología informática, también puede aplicarse para asegurar la atención de pacientes y evitar errores que puedan hacer daño.

Los seres humanos siempre nos podemos equivocar sin importar las buenas intenciones. La tecnología evita que estas equivocaciones se materialicen. Además, podemos mejorar la eficiencia y la productividad, así como mejores resultados financieros apoyándonos en sistemas de información.

La tecnología informática en el futuro cercano será un diferenciador entre la supervivencia y el fracaso de muchas instituciones de salud.

. “¿Son las instituciones exitosas las que pueden transformarse en hospitales digitales? O, ¿tener un hospital digital es una de las principales razones por las cuales es exitosa?”

Esa es una pregunta difícil porque hay instituciones que han seguido el camino de la digitalización sin lograr alcanzar el éxito. Esto se debe principalmente a que no todas las implementaciones son buenas. Para alcanzar el éxito se requieren muchas cosas, pero puedo mencionar algunas:

  1. Elegir una solución robusta que permita el cambio y crecimiento.
  2. Un implementador que sepa interpretar las necesidades de la institución y las adapte al sistema de manera adecuada.
  3. Realizar un trabajo duro en capacitación, gestión del cambio y adopción de la herramienta informática.
  4. El proyecto de implantación no termina con la puesta en marcha del software. Es solo el comienzo para continuar un proceso de mejoramiento y crecimiento continuo.
  5. El sistema de información no resuelve problemas de proceso. Son los procesos bien concebidos los que se llevan al sistema.

Si se logra tener un sistema de información adecuadamente implementado y se hace el trabajo de adoptarlo completamente, es muy probable que la historia de una institución de salud cambie hacia el lado positivo definitivamente.

. ¿Qué mensaje le enviaría usted a los hospitales y clínicas, del sector público y privado que aún no han emprendido el camino de la transformación digital?  

Les diría que necesariamente deben caminar hacia ese objetivo. Deberían seguir una serie de pasos que no necesariamente son los que propongo, pero podrían ser así:

  1. Los primeros en convencerse son los propios líderes.
  2. Este no es un proyecto de tecnología informática sino institucional.
  3. Debe incluirse en el plan de desarrollo.
  4. Debe asignarse un presupuesto.
  5. Debe elevarse la categoría de Tecnología Informática (Dirección, Subdirección)
  6. Debe crearse un comité de gobernanza que incluya líderes clínicos y administrativos que priorice cada una de las etapas del proyecto y hacia el futuro.
  7. Debe seleccionarse un proveedor reconocido que demuestre implementaciones exitosas y tenga músculo financiero.
  8. Debe hacerse referenciación con instituciones que tengan implementaciones exitosas para mirar factores de éxito y lecciones aprendidas.
  9. Deben incluir una gestión del cambio permanente.
  10. Deben adoptar las mejores prácticas y evitar la arrogancia.

En todo caso es inevitable el camino hacia la transformación digital y de no hacerlo probablemente tendrán cada vez más problemas para sobrevivir. Por lo tanto, deben empezar a recorrer el camino lo antes posible.

. ¿Qué tan replicable es el modelo y la experiencia de Uds para otras clínicas y hospitales colombianos, y cómo ve al país en el proceso de transformación digital en el sector salud?

Creo que lo que hemos hecho puede ser perfectamente replicable en cualquier otra institución de salud. De hecho, muchas nos visitan y algunas han comenzado a recorrer ese camino. Siempre hemos estado dispuestos a mostrar lo que hacemos y dar nuestro mejor consejo a quien nos pide ayuda.

Desafortunadamente, Colombia va demasiado lenta en temas de digitalización en salud. Todavía tenemos problemas de todo tipo en la validación de derechos de los usuarios. La plataforma del Ministerio de Salud para servicios no incluidos en el plan de beneficios MIPRES no expone un servicio web para envío automatizado de peticiones, lo cual hace que nuestros médicos hagan doble trabajo (en muestro sistema y luego en el del ministerio).

La interoperabilidad es prácticamente inexistente y la sistematización de las instituciones se queda a mitad de camino. Hay mucho por hacer. Un síntoma claro es que muchos actores del sistema de salud ni siquiera saben que es eso de HIMSS y la escala EMRAM.

. ¿De qué se siente más orgulloso en cuanto a los logros suyos y de su equipo?

De contribuir, mediante el uso de la tecnología, a mejorar la seguridad y la salud de nuestros pacientes.