Por Gloria Ortega Pérez e Angela Sánchez T.

 

 O que significa para a Fundação Clínica Valle de Lili receber o Prêmio EMRAM 2017?

Há 8 anos a clínica iniciou o caminho rumo à transformação digital a fim de garantir tanto os processos administrativos como assistenciais. Isso significa que no administrativo precisava controlar todos os insumos, medicamentos e procedimentos, assim como ter eficiência em faturação e radicação de contas que permitiram garantir a viabilidade financeira.

Desde os processos assistenciais requeria implementar um Prontuário Médico Eletrônico (PME) com capacidade de controlar os riscos associados à prescrição de medicamentos e alertas para evitar duplicidade de ajudas diagnósticas e diminuir a possibilidade de eventos adversos.

Após a implantação inicial que representou um esforço enorme, entendemos que havia muitas coisas para fazer em direção ao futuro e que os sistemas de informação não são estáticos. Foi então quando decidimos continuar desenvolvendo e melhorando permanentemente nosso sistema.

Uma das estratégias para lográ-lo é a utilização da escala EMRAM da HIMSS como uma carta de navegação que permite ir ascendendo progressivamente até o ponto onde nos encontramos hoje, no Nível 6. É por isso que o prêmio que recebemos não é o produto de uma meta senão uma consequência do que conquistamos e simplesmente um passo mais rumo ao futuro.

 

. Qual tem sido o principal desafio do processo de transformação digital?

Os sistemas de informação são caros tanto para adquiri-los como para mantê-los. Além disso, a infraestrutura requerida tem desafios importantes não só desde o ponto de vista econômico senão técnico. O retorno do investimento não é facilmente demonstrável porque tem alguns intangíveis que não podem ser medidos.

Podemos dizer que somos mais eficientes, que temos dados mais confiáveis, que podemos ter a faturação mais rápido, que temos traçabilidade de insumos e materiais, etc. Mas há coisas que são impossíveis de quantificar quando não há sistema. Por exemplo: quanto custa o dano a um paciente?

Por outro lado, a capacitação dos usuários e a gestão da mudança tiveram um papel importante no desenvolvimento e adoção do sistema de informação, mas foi todo um desafio porque a Fundação Valle del Lili teve um crescimento importante e precisou da incorporação e capacitação de muitas pessoas para continuar adiante. O sistema de informação faz parte da cultura organizacional e nos custaria muito esforço trabalhar sem ele.

. Quais foram as expectativas para empreender em tão curto tempo o caminho de sua transformação digital?

Tem que esclarecer que este caminho começou em 2009 quando se tomou a decisão de adquirir uma solução de alcance mundial para sistematizar os processos da clínica foi um caminho contínuo. Portanto, não foi em pouco tempo senão um trabalho constante e progressivo.

Sempre, desde o princípio, tinham a expectativa da transformação digital como a forma adequada de garantir o futuro da clínica e manter-nos como líderes na América Latina, mas somos muito conscientes de que os sistemas de informação são só ferramentas que apoiam o trabalho de uma equipe bem capacitada e com umas qualidades humanas importantes, sem as quais a clínica não teria o mesmo sucesso.

. Como superaram os obstáculos técnicos, humanos, financeiros…?

O mais importante é ter o convencimento de que o caminho a seguir é o correto. As estratégias foram múltiplas: desde elevar no organigrama o escritório de tecnologia informática e convertê-la em uma subdireção, até a inclusão no orçamento anual não só para manutenção senão para desenvolvimento e aquisição de novos produtos.

A formação de uma equipe de trabalho comprometido, treinado e propositivo também foi uma das chaves para superar qualquer tipo de inconveniente que tenha surgido.

. No processo de transformação que papel tiveram a equipe médica e hospitalar, e de outro lado, os usuários e pacientes?

Não pode existir um Prontuário Médico Eletrônico que inclua manejo de medicamentos, ordens de apoios diagnósticos e procedimentos se não garantirem primeiro a participação dos médicos e s demais da equipe assistencial. Todo processo começa com um paciente que vem em busca de um serviço específico, seja um laboratório, uma imagem diagnóstica, uma consulta externa, um serviço de urgências, uma cirurgia programada, etc. Se for registrado no sistema, é difícil oferecer o serviço. É por isso que a participação ativa de todos os agentes, clínicos e administrativos é fundamental para o sucesso de um sistema de informação hospitalar.

Os pacientes interagem com o sistema de maneira indireta até hoje. Eles podem solicitar consultas médicas via web, e tem o benefício de levar ordens de medicamentos, procedimentos e ajudas diagnósticas sem a queixa de não poder traduzir a letra do médico. Também podem receber resultados de laboratório por e-mail.

Num futuro próximo terão um portal onde poderão consultar imagens diagnósticas, resultados de laboratório, informação de interesse e instrutivos e acesso ao seu prontuário médico.

Os dispositivos móveis terão cada vez maior uso por parte de médicos e pacientes para o controle de doenças e dispositivos médicos.

. Você foi diretamente envolvido neste processo. Como se convenceu que era necessário e qual foi seu papel?

Sou médico e trabalhei muitos anos atendendo pacientes, mas sempre teve em paralelo uma atração pelas tecnologias da informação. Participei desde sempre de diferentes maneiras em desenvolvimentos informáticos e acho firmemente que a tecnologia é vital para apoiar os processos clínicos e administrativos.

Assim como a segurança aérea foi conquistada mediante o uso da tecnologia informática, também pode ser aplicada para garantir o atendimento de pacientes e evitar erros que possam danificá-los.

Os seres humanos sempre podem se equivocar sem importar as boas intenções. A tecnologia evita que estas equivocações se materializem. Além disso, podemos melhorar a eficiência e a produtividade, assim como melhores resultados financeiros através dos sistemas de informação.

A tecnologia informática num futuro próximo será um diferenciador entre a sobrevivência e o fracasso de muitas instituições de saúde.

. “São as instituições de sucesso que podem transformar-se em hospitais digitais? Ou, ter um hospital digital é uma das principais razões pelas quais são bem sucedidas?”

Essa é uma pergunta difícil porque há instituições que seguiram o caminho da digitalização sem lograr atingir o sucesso. Isso se deve principalmente a que nem todas as implementações são boas. Para obter sucesso é preciso muitas coisas, mas posso mencionar algumas:

  1. Escolher uma solução robusta que permita a mudança e o crescimento.
  2. Um implementador que saiba interpretar as necessidades da instituição e as adapte ao sistema de maneira adequada.
  3. Realizar um trabalho duro em capacitação, gestão da mudança e adoção da ferramenta informática.
  4. O projeto de implementação não termina com o lançamento do software. É só o começo para continuar um processo de melhoramento e crescimento contínuo.
  5. O sistema de informação não resolve problemas de processo. São os processos bem concebidos os que se levam ao sistema.

Se for possível ter um sistema de informação adequadamente implementado e for realizado o trabalho de adotá-lo completamente, é muito provável que a história de uma instituição de saúde mude para o lado positivo definitivamente.

. ¿Que mensagem você enviaria aos hospitais e clínicas, da área pública e privada que ainda não empreenderam o caminho da transformação digital?  

Diria que necessariamente devem caminhar rumo a esse objetivo. Deveriam seguir uma série de passos que não necessariamente são os que proponho, mas poderiam ser assim:

  1. Os primeiros em se convencer são os próprios líderes.
  2. Esse não é um projeto de tecnologia informática senão institucional.
  3. Deve ser incluso no plano de desenvolvimento.
  4. Debe-se derivar um orçamento.
  5. Deve-se elevar a categoria de Tecnologia Informática (Direção, Subdireção)
  6. Debe-se criar um comitê de direção que inclua líderes clínicos e administrativos que priorize cada uma das etapas do projeto e rumo ao futuro.
  7. Deve-se selecionar um provedor reconhecido que demonstre implementações e sucesso e tenha músculo financeiro.
  8. Deve-se fazer referenciação com instituições que tenham implementações de sucesso para buscar fatores de sucesso e lições aprendidas.
  9. Deve-se incluir uma gestão da mudança permanente.
  10. Deve-se adotar as melhores práticas e evitar a arrogância.

Em todo caso é inevitável o caminho rumo à transformação digital e de no hacerlo provavelmente terão cada vez mais problemas para sobreviver. Portanto, devem começar a percorrer o caminho o antes possível.

. Que tão replicável é o modelo e a experiência de vocês para outras clínicas e hospitais colombianos, e como vê o país no processo de transformação digital na área da saúde?

Acho que o que fizemos pode ser perfeitamente replicável em qualquer outra instituição de saúde. De fato, muitas nos visitam e algumas começaram a percorrer esse caminho. Sempre estivemos dispostos a mostrar o que fazemos e dar nosso melhor conselho a quem nos pede ajuda.

Infelizmente, a Colômbia avança lentamente em temas de digitalização em saúde. Ainda temos problemas de todo tipo na validação de direitos dos usuários. A plataforma do Ministério de Saúde para serviços não inclusos no plano de benefícios MIPRES não expõe um serviço web para envio automatizado de petições, o qual faz que nossos médicos façam trabalho duplo (em nosso sistema e logo no do ministério).

A interoperabilidade é praticamente inexistente e a sistematização das instituições ficam na metade do caminho. Há muita coisa para ser feita. Um sintoma claro é que muitos agentes do sistema de saúde nem sequer sabem o que é a HIMSS e a escala EMRAM.

. Do que se sente mais orgulhoso com relação aos seus logros e de sua equipe?

De contribuir, mediante o uso da tecnologia, a melhorar a segurança e a saúde de nossos pacientes.