Por Lauren Williams*
La tasa de adopción de la Historia Clínica Electrónica (HCE) ha experimentado un gran aumento y, en el caso particular de los Estados Unidos, esto se debe principalmente a la oferta del plan de incentivos del gobierno federal para alentar la adopción de HCE. Sin embargo, los desafíos continúan apareciendo especialmente en los hospitales y clinicas de menor tamaño o en aquellos ubicados en zonas rurales.
Muchos médicos aún dudan en implementar la HCE. Los que ya la han implementado no parecen estar muy satisfechos con su experiencia y la industria en general tiene reacciones variadas sobre cuán efectivas son las HCE.
Según una encuesta reciente, casi el 40% de los médicos de atención primaria opinan que, más que beneficios, la HCE tiene muchos desafíos en el camino hacia la adopción y la implementación adecuadas. Y el 54% de los encuestados en un estudio que llevó a cabo Harris Poll entre médicos de atención primaria, la HCE produce una saturación total de los médicos, ya que tienen que trabajar horas extras compilando y actualizando los sistemas de HCE. Incluso, según dicen, la interacción con el paciente está disminuyendo.
En una declaración, Stanford Medicine dijo que «en un promedio de 20 minutos de visita del paciente en persona, los médicos pasan 12 minutos con el paciente y ocho minutos llenando el sistema HCE».
Para muchos médicos de atención primaria, la HCE se convirtió en una herramienta de almacenamiento en lugar de una herramienta clínica, ya que el 44% de los encuestados concluyeron que su propósito principal al usar la HCE es el almacenamiento de datos. Incluso los médicos especialistas creen que la HCE tiene potencial, pero necesita mejoras adicionales para que sea útil tanto para el paciente como para el proveedor.
A medida que continúan los desafíos en el camino hacia la adopción de la HCE, demos una mirada a cada uno de ellos para comprender mejor el escenario:
Costos de implementación
Esta es quizás la principal razón por la que los médicos y los hospitales se muestran reacios a implementar los sistemas de HCE. No todas las organizaciones de salud tienen el capital necesario para realizar una inversión en un sistema semejante. Además, lo que requiere fondos no solo es la implementación, sino también la capacitación, la infraestructura y el apoyo. Sin los recursos financieros suficientes para cubrir los costos antes y después de la implementación de la HCE, los proveedores no pueden explorar el potencial real de la HCE. Es por eso que la tasa de adopción de la misma todavía está a medio camino.
Migración de datos al sistema HCE
La migración de datos es un desafío al que se enfrentan la mayoría de las organizaciones de salud al pasar de los registros basados en papel a los digitales. No solo la entrada de datos y el proceso de archivado llevan mucho tiempo, sino que también aumentan las posibilidades de pérdida de datos. Sin embargo, el error común que cometen estas organizaciones es archivar todos los documentos en papel en el sistema electrónico. El propósito de la transición de las herramientas tradicionales a las modernas es cambiar, almacenar y asegurar solo datos esenciales y no todos. Es aquí en donde las organizaciones de salud no entienden el propósito y terminan transportando todo, convirtiendo el proceso de logística en una pesadilla. En última instancia, esto conduce a una mala experiencia, desalentando a los médicos a asumir la implementación de HCE.
Pérdida de tiempo
La implementación de cualquier nueva tecnología genera una gran inversión, pero también lleva tiempo. Además, en esta configuración particular, en la que los usuarios son organizaciones que brindan atención médica y no geeks de tecnología, el proceso se vuelve aún más desafiante y requiere mucho más tiempo. Es por eso que especialmente las clínicas pequeñas dudan sobre utilizar la HCE, ya que creen que la implementación les tomará demasiado tiempo y que, durante ese proceso, dejarán de prestar atención a los pacientes. Su punto de vista no es incorrecto, ya que sus ingresos dependen de las visitas de los pacientes, y si los pacientes vuelven desatendidos o reciben un servicio inadecuado, perderán oportunidades de negocios.
Cambio en el flujo de trabajo
Los cambios no ocurren de la noche a la mañana. A las personas les toma tiempo adaptarse y responder a un cambio cuando se está produciendo. En el ámbito del cuidado de la salud, las transformaciones ocurren con bastante frecuencia: la tecnología que es relevante hoy se vuelve obsoleta mañana. Como resultado, las clínicas pequeñas y consultorios médicos necesitan tiempo para aceptar cada cambio. Especialmente con la implementación de HCE, los médicos perciben que con la nueva tecnología su flujo de trabajo cambiará. Este pensamiento está obstruyendo la adopción generalizada de la tecnología digital. Durante tanto tiempo, los médicos, las enfermeras y otros profesionales de la salud han utilizado registros en papel que cuando de pronto se les pide que cambien al registro electrónico, la idea les parece desalentadora. La mayoría de las organizaciones de salud no son tecnológicamente avanzadas, por lo que sienten que salir de su zona de confort puede cambiar el flujo de trabajo y afectar su eficiencia y su negocio.
Falta de cooperación ejecutiva
En un hospital, la decisión de implementar o no la HCE depende de la elección combinada de todas las partes interesadas. Para tomar una decisión, el tema debe pasar por varias etapas de discusión y obtener la aprobación de las autoridades de cada nivel. Para tomar la decisión correcta en el momento adecuado, todos los involucrados deben tener una visión compartida y un enfoque común. Sin embargo, la falta de acuerdos en la toma de decisiones muchas veces es la razón que disminuye la tasa de adopción de HCE. En la mayoría de los hospitales, e incluso en las clínicas pequeñas y consultorios, los tomadores de decisiones no llegan a una idea común y, por lo tanto, se generan confusiones y demoras.
Falta de soporte técnico y personal de TI calificado
El insatisfactorio soporte al usuario de la HCE es uno de los desafíos más importantes para lograr la adopción del sistema por parte de los médicos. Debido a la falta de asistencia técnica eficiente en la implementación de HCE, la prestación de servicios a los pacientes está siendo afectada. Como resultado, los médicos luchan por implementar las buenas prácticas mientras usan la tecnología sin el apoyo de profesionales de TI calificados. Esta dificultad para lidiar con los aspectos técnicos del sistema no resulta alentadora para que los proveedores adopten la HCE.
La razón detrás de la falta de soporte técnico, es que la mayoría de las compañías de TI para el cuidado de la salud no brindan apoyo clínico de HCE para lidiar con las discrepancias del sistema. Y como la mayoría de los profesionales de la salud carecen de habilidades tecnológicas, su inclinación hacia la innovación es relativamente baja. Los médicos acuden a los consultores de HCE y al personal de TI en busca de ayuda, pero su disponibilidad es limitada.
Entrenamiento inadecuado
Se otorgan incentivos para alentar a los médicos a que implementen la HCE en su clínica o consultorio. Sin embargo, casi no se presta atención a la capacitación de los usuarios. La mayoría de los profesionales de la industria del cuidado de la salud son personas no tecnológicas que carecen de conocimientos y habilidades técnicas. No sirve de nada entregarles una herramienta técnica avanzada sin dar la capacitación adecuada.
Diversas investigaciones y estudios han demostrado que el personal que recibió una capacitación adecuada sobre cómo usar la HCE ha tenido una experiencia satisfactoria.
Amenazas de seguridad
En el ámbito de la atención médica, la seguridad siempre es una preocupación. Médicos y hospitales son responsables de proporcionar seguridad de datos y mantener la privacidad de los datos de los pacientes. El uso de la HCE para almacenar, acceder y compartir datos de pacientes dentro de la red del hospital representa una amenaza ya que las actividades digitales a menudo están sujetas a ataques cibernéticos. Las violaciones de seguridad son una cosa común en el campo médico. Incluso con medidas de seguridad sólidas, los piratas informáticos han robado datos de atención médica muchas veces. Por este motivo, los médicos no están seguros de que el uso del sistema de HCE sea la opción correcta.
Falta de comunicación adecuada
La comunicación es la clave para el éxito de cualquier operación comercial. Y en la implementación de HCE, las organizaciones de salud y los profesionales de TI también deben comunicarse fluidamente y trabajar en equipo. Las organizaciones deben indicar claramente qué quieren y cómo se deben realizar los cambios y mejoras durante la implementación de la HCE. Por su parte, el personal de TI debe explicar qué herramientas y asistencia necesitan de cada organización de salud. Esto ayudará en el éxito de la tarea.
La interoperabilidad aún está muy lejos
La interoperabilidad ha restringido la adopción y la implementación generalizada de los sistemas de HCE en toda la industria del cuidado de la salud. En uno de sus informes, la Oficina del Coordinador Nacional para TI de Salud de Estados Unidos (ONC, por sus siglas en inglés), dijo: “Es necesario lograr un ecosistema de TI de salud interoperable en el que los datos correctos estén disponibles para los profesionales en el momento correcto. Lo que la industria necesita, es que los datos médicos estén disponibles para los destinatarios de varias organizaciones y productos, dentro de una misma red de atención médica, para que puedan hacer un uso significativo de ellos». Sin embargo, lograr un sistema de registro de datos interoperable en la atención médica aún está lejos de convertirse en una realidad.
A modo de conclusión
Existe una amplia gama de barreras que bloquean el camino para la implementación exitosa de la HCE. A pesar de los muchos beneficios que esta ofrece en las clínicas y consultorios médicos, la adopción del sistema digital es baja y enfrenta una resistencia constante por parte de los médicos. Para la implementación efectiva de los registros de salud electrónicos, el soporte técnico, las instalaciones de la organización y otros atributos son esenciales. Si se abordan los desafíos mencionados anteriormente, podemos esperar que los médicos quieran utilizar efectivamente la HCE y ser parte del cambio.
* La autora trabaja en MedicoReachBy Lauren Williams
In the recent past, the adoption rate of electronic health record (EHR) has seen a tremendous rise. Both physicians, as well as hospitals, are increasingly embracing technological advancements in the form of implementing EHR system into their practice. This is mostly because of the offering of the federal government’s incentive plan to encourage more and more EHR adoption. However, challenges continue to show up especially in the rural and small hospitals. Lack of technical knowledge and resources, physicians and hospitals operating in the remote regions of small healthcare setups are struggling to respond to EHR adoption.
Many physicians are still hesitant to implement EHR. The ones who have already implemented EHR doesn’t seem to be very satisfied with their experience, and the overall industry has mixed reactions on how effective are EHRs. According to a recent survey, almost 40% of primary care physicians (PCPs) are of the view that more than benefits, EHR has challenges on the way to proper adoption and implementation. 54% of The Harris Poll online survey’s respondents who are PCPs, EHR results in complete burn out of physicians as they have to work extra hours now. As physicians are busy in compiling and updating the EHR systems most of the time, even patient interaction is also diminishing. In one statement, Stanford Medicine said, ‘’ an average 20-minute in-person patient visit, physicians are spending 12 minutes with the patient and eight minutes in on filling the EHR system.”
For many PCPs, EHR turning out to be a storage tool rather than a clinical tool as 44% of the poll respondents concluded that their primary purpose of using EHR is data storage. Even the physicians believe that EHR has potential, but it needs further improvement to make it useful for both the patient and the provider.
As challenges on the way to physician’s EHR adoption continues, let’s have a look at them to get a better understanding of the scenario.
Implementation Cost
This is perhaps the main reason why physicians and hospitals are reluctant to implement EHR systems. Not every provider has the required capital to make an investment in an EHR system. Moreover, it’s not just the implementation that incurs expenses, even training, infrastructure, and support is what requires funds. Without sufficient financial resources to meet the before and after costs of EHR implementation, providers can’t explore the real potential of the record-keeping system. That is why the adoption rate of EHR is still midway. The cost is one such challenge that’s been hindering the adoption of EHR systems from the beginning. Though incentive programs are available, physicians struggle to meet the expenses even then.
Migrating Data to EHR System
Data migration is a challenge that most of the providers face while shifting to digital record-keeping from paper-based one. Not only, the data entry and archiving process are time-consuming, it also increases the chance of data loss. However, the common mistake providers commit is archiving all the paper documents into the electronic system. The purpose of transition from traditional to modern tools is to shift, store and secure only essential data and not everything. But, this is where providers fail to understand the purpose and end up transporting everything, turning the process of logistics into a nightmare. This ultimately leads to bad experience, discouraging physicians from taking up EHR implementation.
Time-consuming
The implementation of any new technology not only incurs heavy investment but also takes time. Moreover, in a setup where users are mostly healthcare providers and not technology geeks, the process becomes challenging and time-consuming. That is why especially providers working in small clinics or hospitals are hesitant to use EHR as they feel that deployment will take a lot of time. And in the process, they will fail to give attention to patients and lose business opportunities. Their point of view is not wrong as their revenue solely depends on patients visits, and if patients go back unattended or given proper service, practices will be on the receiving end. So, they want to avoid time-consuming EHR implementation as they fear losing business.
Change in Work Flow
Changes don’t happen overnight. It takes time for people around to adjust and respond to the change that’s taking place. In the health care domain, transformations occur quite often. Technology that is relevant today becomes obsolete tomorrow. As a result, practices take time to accept a change. Especially with the EHR implementation, physicians apprehend that with new technology, their workflow will change. This very thought is prohibiting widespread adoption of digital technology. For so long, doctors, nurses and other health care professionals have been using paper-based records, and when suddenly they are asked to shift to electronic record-keeping, the idea seems daunting to them.
Most of the providers are not technologically advanced, so they feel that going out of their comfort zone may change workflow, impacting their efficiency and business.
Lack of Executive Cooperation
In a hospital, the decision to whether to implement EHR or not depends on the combined choice of all stakeholders. To make an informed decision, the matter has to pass through various stages of discussion and get approval from authorities at each level. For taking the right decision at the right time, everyone involved in the process needs to have a shared vision and a common approach. Likewise, the implementation of digital technology like EHR requires timely approvals. However, this is where the industry lacks, and decision-making chaos is often the reason for declining EHR adoption rate. In most of the hospitals and even in small practices, decision-makers fail to come to a common point and thus leads to confusion and delays.
Lack of Technical Support and Qualified IT Personnel
The unsatisfactory EHR user support is one of the challenges that has been impacting the adoption of the system by physicians. Due to the lack of efficient and advanced technical support for EHR implementation, delivery of patient services is poorly affected. As a result, physicians struggle to get the right practice in place while using technology without the support of skilled IT professionals. Their difficulty to deal with technical aspects of the system encourages providers to refrain from EHR adoption.
The reason behind the lack of technical support is that most health care IT companies do not provide clinically-based EHR support to deal with system discrepancies. And as most of the health care professionals lack technology skills, their inclination towards embracing innovation is relatively low. Physicians do turn to EHR consultants and IT personnel for help, but their availability is limited.
Inadequate Training
Incentives are given to encourage physicians to take up EHR implementation into their practice. However, hardly any attention is being paid on training the users. Most of the professionals in the health care industry are non-tech people who lack technical understanding and skills. Handing them over with an advanced technical tool without giving proper training is of no use. If they don’t know how to use, then they are likely to invest in it and will not recommend others.
Various researches and studies have shown that personnel who got adequate training on how to use EHR have had a satisfactory experience.
Security Threats
When in the health care sector, security always remains a concern for the providers. Handling sensitive patient data, physicians and hospitals are responsible for providing data security and maintaining data privacy. The use of EHR to store, access and share patient data within the hospital network poses a threat as digital activities are often subject to cyber attacks. Security breaches are a common thing in the medical field. Even with robust security measures, health care data has been stolen by hackers many times. There are many incidents of online data theft or leak which is why physicians are not sure whether using the electronic record-keeping system will be the right choice.
Lack of Proper Communication
Communication is the key to the successful accomplishment of any business operation. Even with EHR implementation, providers and IT professionals need to communicate well with each other and work as a team. Whatever change in decisions and directions happened during EHR adoption, both the ends must be aware of it. Providers should clearly state what exactly they want and how enhancements are to be made during the EHR implementation.
On the other hand, rather than complaining, the IT staff must clearly mention what tools and assistance they need from the provider. This will help in the seamless achievement of the task. But as in reality, such effortless communication lacks between providers and IT personnel, the challenges arise.
Interoperability Still Nowhere Near
Interoperability has been restricting the adoption and widespread implementation of EHR systems across the health care industry. In one of its reports, Office of the National Coordinator (ONC) for Health IT said, “It is necessary to achieve interoperable health IT ecosystem where the right data will be accessible to professionals at the correct time. Making medical data available to recipients across various organizations and products within the same health care network so that they can make meaningful use of it is what the industry needs.” However, achieving an interoperable record-keeping system in health care is still far from becoming a reality. This is why EHR adoption throughout the industry remains a challenge even today.
Wrap Up!
There is a wide range of barriers blocking the way for successful EHR implementation. Despite the many benefits EHR offers to medical practices, the adoption of the digital system is low and faces constant resistance from physicians. For the effective implementation of electronic health records, technical support, organizational facilities, and other attributes are essential. The scope for further improvement is there in EHR systems. If the challenges mentioned above are addressed, we can hope that physicians will come forward in large numbers to effectively use EHR and be part of the progressive change.
