Por Gloria Ortega Pérez y Angela Sánchez T.
. ¿Qué significa para la Fundación Clínica Valle de Lili recibir el Premio EMRAM 2017?
Hace 8 años la clínica inició el camino hacia la transformación digital con el fin de asegurar tanto los procesos administrativos como asistenciales. Esto significa que en lo administrativo necesitaba controlar todos los insumos, medicamentos y procedimientos, así como tener eficiencia en facturación y radicación de cuentas que le permitieran asegurar la viabilidad financiera.
Desde los procesos asistenciales se requería implementar una Historia Clínica Electrónica (HCE) con capacidad de controlar los riesgos asociados a la prescripción de medicamentos y alertas para evitar duplicidad de ayudas diagnósticas y disminuir la posibilidad de eventos adversos.
Luego de la implantación inicial que representó un esfuerzo enorme, entendimos que había mucho por avanzar hacia el futuro y que los sistemas de información no son estáticos. Fue entonces cuando decidimos continuar desarrollando y mejorando permanentemente nuestro sistema.
Una de las estrategias para lograrlo es la utilización de la escala EMRAM de HIMSS como una carta de navegación que permite ir ascendiendo progresivamente hasta el punto donde nos encontramos hoy, Nivel 6. Es por eso que el premio que recibimos no es el producto de una meta sino una consecuencia de lo que hemos logrado y simplemente un paso más hacia el futuro.
. ¿Cuál ha sido el principal reto del proceso de transformación digital?
Los sistemas de información son costosos tanto para adquirirlos como para mantenerlos. Además, la infraestructura requerida tiene retos importantes no sólo desde el punto de vista económico sino técnico. El retorno de la inversión no es fácilmente demostrable porque tiene unos intangibles que no se pueden medir.
Podemos decir que somos más eficientes, que tenemos datos más confiables, que podemos tener la facturación más rápido, que tenemos trazabilidad de insumos y materiales, etc. Pero hay cosas que son imposibles de cuantificar cuando no se tiene sistema. Por ejemplo ¿Cuánto cuesta el daño a un paciente?
Por otro lado, la capacitación de los usuarios y la gestión del cambio han jugado un papel importante en el desarrollo y adopción del sistema de información, pero han sido todo un reto porque la Fundación Valle del Lili ha tenido un crecimiento importante y ha necesitado la incorporación y capacitación de muchas personas para seguir adelante. El sistema de información hace parte de la cultura organizacional y nos costaría mucho esfuerzo trabajar sin él.
. ¿Cuáles fueron las expectativas para emprender en tan corto tiempo el camino de su transformación digital?
Hay que aclarar que este camino comenzó en el 2009 cuando se tomó la decisión de adquirir una solución de talla mundial para sistematizar los procesos de la clínica y ha sido un camino continuo. Por lo tanto, no ha sido en poco tiempo sino más bien un trabajo constante y progresivo.
Siempre, desde el principio, se tenía la expectativa de la transformación digital como la forma adecuada de asegurar el futuro de la clínica y mantenernos como líderes en Latinoamérica, pero somos muy conscientes de que los sistemas de información son sólo herramientas que apoyan el trabajo de un equipo bien capacitado y con unas calidades humanas importantes, sin las cuales la clínica no tendría el mismo éxito.
. ¿Cómo han superado los obstáculos técnicos, humanos, financieros…?
Lo más importante es tener el convencimiento de que el camino a seguir es el correcto. Las estrategias han sido múltiples: desde elevar en el organigrama la oficina de tecnología informática y convertirla en una subdirección, hasta la inclusión en el presupuesto anual no solo para mantenimiento sino para desarrollo y adquisición de nuevos productos.
La conformación de un equipo de trabajo comprometido, entrenado y propositivo también ha sido una de las claves para superar cualquier tipo de inconveniente que se nos haya presentado.
. ¿En el proceso de transformación qué papel jugaron el equipo médico y hospitalario, y de otro lado, los usuarios y pacientes?
No puede existir una Historia Clínica Electrónica que incluya manejo de medicamentos, órdenes de apoyos diagnósticos y procedimientos si no se asegura primero la participación de los médicos y demás personal asistencial. Todo proceso comienza con un paciente que viene a buscar un servicio específico, ya sea un laboratorio, una imagen diagnóstica, una consulta externa, un servicio de urgencias, una cirugía programada, etc. Si no se registra en el sistema, es difícil prestarle el servicio. Es por esto que la participación activa de todos los actores, clínicos y administrativos es fundamental para el éxito de un sistema de información hospitalario.
Los pacientes interactúan con el sistema de manera indirecta hasta hoy. Ellos pueden solicitar citas médicas vía web, y tienen el beneficio de llevar órdenes de medicamentos, procedimientos y ayudas diagnósticas sin la queja de no poder traducir la letra del médico. También pueden recibir resultados de laboratorio vía e-mail.
En el futuro cercano tendrán un portal en donde podrán consultar imágenes diagnósticas, resultados de laboratorio, información de interés e instructivos y acceso a su historia clínica.
Los dispositivos móviles tendrán cada vez mayor uso por parte de médicos y pacientes para el control de enfermedades y dispositivos médicos.
. Usted ha estado directamente involucrado en este proceso. ¿Cómo se convenció que era necesario y cuál ha sido su rol?
Soy médico y trabajé muchos años atendiendo pacientes, pero siempre he tenido en paralelo una afición por las tecnologías de la información. He participado desde siempre de diferentes maneras en desarrollos informáticos y creo firmemente que la tecnología es vital para apoyar los procesos clínicos y administrativos.
Así como la seguridad aérea se ha logrado mediante el uso de la tecnología informática, también puede aplicarse para asegurar la atención de pacientes y evitar errores que puedan hacer daño.
Los seres humanos siempre nos podemos equivocar sin importar las buenas intenciones. La tecnología evita que estas equivocaciones se materialicen. Además, podemos mejorar la eficiencia y la productividad, así como mejores resultados financieros apoyándonos en sistemas de información.
La tecnología informática en el futuro cercano será un diferenciador entre la supervivencia y el fracaso de muchas instituciones de salud.
. “¿Son las instituciones exitosas las que pueden transformarse en hospitales digitales? O, ¿tener un hospital digital es una de las principales razones por las cuales es exitosa?”
Esa es una pregunta difícil porque hay instituciones que han seguido el camino de la digitalización sin lograr alcanzar el éxito. Esto se debe principalmente a que no todas las implementaciones son buenas. Para alcanzar el éxito se requieren muchas cosas, pero puedo mencionar algunas:
- Elegir una solución robusta que permita el cambio y crecimiento.
- Un implementador que sepa interpretar las necesidades de la institución y las adapte al sistema de manera adecuada.
- Realizar un trabajo duro en capacitación, gestión del cambio y adopción de la herramienta informática.
- El proyecto de implantación no termina con la puesta en marcha del software. Es solo el comienzo para continuar un proceso de mejoramiento y crecimiento continuo.
- El sistema de información no resuelve problemas de proceso. Son los procesos bien concebidos los que se llevan al sistema.
Si se logra tener un sistema de información adecuadamente implementado y se hace el trabajo de adoptarlo completamente, es muy probable que la historia de una institución de salud cambie hacia el lado positivo definitivamente.
. ¿Qué mensaje le enviaría usted a los hospitales y clínicas, del sector público y privado que aún no han emprendido el camino de la transformación digital?
Les diría que necesariamente deben caminar hacia ese objetivo. Deberían seguir una serie de pasos que no necesariamente son los que propongo, pero podrían ser así:
- Los primeros en convencerse son los propios líderes.
- Este no es un proyecto de tecnología informática sino institucional.
- Debe incluirse en el plan de desarrollo.
- Debe asignarse un presupuesto.
- Debe elevarse la categoría de Tecnología Informática (Dirección, Subdirección)
- Debe crearse un comité de gobernanza que incluya líderes clínicos y administrativos que priorice cada una de las etapas del proyecto y hacia el futuro.
- Debe seleccionarse un proveedor reconocido que demuestre implementaciones exitosas y tenga músculo financiero.
- Debe hacerse referenciación con instituciones que tengan implementaciones exitosas para mirar factores de éxito y lecciones aprendidas.
- Deben incluir una gestión del cambio permanente.
- Deben adoptar las mejores prácticas y evitar la arrogancia.
En todo caso es inevitable el camino hacia la transformación digital y de no hacerlo probablemente tendrán cada vez más problemas para sobrevivir. Por lo tanto, deben empezar a recorrer el camino lo antes posible.
. ¿Qué tan replicable es el modelo y la experiencia de Uds para otras clínicas y hospitales colombianos, y cómo ve al país en el proceso de transformación digital en el sector salud?
Creo que lo que hemos hecho puede ser perfectamente replicable en cualquier otra institución de salud. De hecho, muchas nos visitan y algunas han comenzado a recorrer ese camino. Siempre hemos estado dispuestos a mostrar lo que hacemos y dar nuestro mejor consejo a quien nos pide ayuda.
Desafortunadamente, Colombia va demasiado lenta en temas de digitalización en salud. Todavía tenemos problemas de todo tipo en la validación de derechos de los usuarios. La plataforma del Ministerio de Salud para servicios no incluidos en el plan de beneficios MIPRES no expone un servicio web para envío automatizado de peticiones, lo cual hace que nuestros médicos hagan doble trabajo (en muestro sistema y luego en el del ministerio).
La interoperabilidad es prácticamente inexistente y la sistematización de las instituciones se queda a mitad de camino. Hay mucho por hacer. Un síntoma claro es que muchos actores del sistema de salud ni siquiera saben que es eso de HIMSS y la escala EMRAM.
. ¿De qué se siente más orgulloso en cuanto a los logros suyos y de su equipo?
De contribuir, mediante el uso de la tecnología, a mejorar la seguridad y la salud de nuestros pacientes.Por Gloria Ortega Pérez e Angela Sánchez T.
. O que significa para a Fundação Clínica Valle de Lili receber o Prêmio EMRAM 2017?
Há 8 anos a clínica iniciou o caminho rumo à transformação digital a fim de garantir tanto os processos administrativos como assistenciais. Isso significa que no administrativo precisava controlar todos os insumos, medicamentos e procedimentos, assim como ter eficiência em faturação e radicação de contas que permitiram garantir a viabilidade financeira.
Desde os processos assistenciais requeria implementar um Prontuário Médico Eletrônico (PME) com capacidade de controlar os riscos associados à prescrição de medicamentos e alertas para evitar duplicidade de ajudas diagnósticas e diminuir a possibilidade de eventos adversos.
Após a implantação inicial que representou um esforço enorme, entendemos que havia muitas coisas para fazer em direção ao futuro e que os sistemas de informação não são estáticos. Foi então quando decidimos continuar desenvolvendo e melhorando permanentemente nosso sistema.
Uma das estratégias para lográ-lo é a utilização da escala EMRAM da HIMSS como uma carta de navegação que permite ir ascendendo progressivamente até o ponto onde nos encontramos hoje, no Nível 6. É por isso que o prêmio que recebemos não é o produto de uma meta senão uma consequência do que conquistamos e simplesmente um passo mais rumo ao futuro.
. Qual tem sido o principal desafio do processo de transformação digital?
Os sistemas de informação são caros tanto para adquiri-los como para mantê-los. Além disso, a infraestrutura requerida tem desafios importantes não só desde o ponto de vista econômico senão técnico. O retorno do investimento não é facilmente demonstrável porque tem alguns intangíveis que não podem ser medidos.
Podemos dizer que somos mais eficientes, que temos dados mais confiáveis, que podemos ter a faturação mais rápido, que temos traçabilidade de insumos e materiais, etc. Mas há coisas que são impossíveis de quantificar quando não há sistema. Por exemplo: quanto custa o dano a um paciente?
Por outro lado, a capacitação dos usuários e a gestão da mudança tiveram um papel importante no desenvolvimento e adoção do sistema de informação, mas foi todo um desafio porque a Fundação Valle del Lili teve um crescimento importante e precisou da incorporação e capacitação de muitas pessoas para continuar adiante. O sistema de informação faz parte da cultura organizacional e nos custaria muito esforço trabalhar sem ele.
. Quais foram as expectativas para empreender em tão curto tempo o caminho de sua transformação digital?
Tem que esclarecer que este caminho começou em 2009 quando se tomou a decisão de adquirir uma solução de alcance mundial para sistematizar os processos da clínica foi um caminho contínuo. Portanto, não foi em pouco tempo senão um trabalho constante e progressivo.
Sempre, desde o princípio, tinham a expectativa da transformação digital como a forma adequada de garantir o futuro da clínica e manter-nos como líderes na América Latina, mas somos muito conscientes de que os sistemas de informação são só ferramentas que apoiam o trabalho de uma equipe bem capacitada e com umas qualidades humanas importantes, sem as quais a clínica não teria o mesmo sucesso.
. Como superaram os obstáculos técnicos, humanos, financeiros…?
O mais importante é ter o convencimento de que o caminho a seguir é o correto. As estratégias foram múltiplas: desde elevar no organigrama o escritório de tecnologia informática e convertê-la em uma subdireção, até a inclusão no orçamento anual não só para manutenção senão para desenvolvimento e aquisição de novos produtos.
A formação de uma equipe de trabalho comprometido, treinado e propositivo também foi uma das chaves para superar qualquer tipo de inconveniente que tenha surgido.
. No processo de transformação que papel tiveram a equipe médica e hospitalar, e de outro lado, os usuários e pacientes?
Não pode existir um Prontuário Médico Eletrônico que inclua manejo de medicamentos, ordens de apoios diagnósticos e procedimentos se não garantirem primeiro a participação dos médicos e s demais da equipe assistencial. Todo processo começa com um paciente que vem em busca de um serviço específico, seja um laboratório, uma imagem diagnóstica, uma consulta externa, um serviço de urgências, uma cirurgia programada, etc. Se for registrado no sistema, é difícil oferecer o serviço. É por isso que a participação ativa de todos os agentes, clínicos e administrativos é fundamental para o sucesso de um sistema de informação hospitalar.
Os pacientes interagem com o sistema de maneira indireta até hoje. Eles podem solicitar consultas médicas via web, e tem o benefício de levar ordens de medicamentos, procedimentos e ajudas diagnósticas sem a queixa de não poder traduzir a letra do médico. Também podem receber resultados de laboratório por e-mail.
Num futuro próximo terão um portal onde poderão consultar imagens diagnósticas, resultados de laboratório, informação de interesse e instrutivos e acesso ao seu prontuário médico.
Os dispositivos móveis terão cada vez maior uso por parte de médicos e pacientes para o controle de doenças e dispositivos médicos.
. Você foi diretamente envolvido neste processo. Como se convenceu que era necessário e qual foi seu papel?
Sou médico e trabalhei muitos anos atendendo pacientes, mas sempre teve em paralelo uma atração pelas tecnologias da informação. Participei desde sempre de diferentes maneiras em desenvolvimentos informáticos e acho firmemente que a tecnologia é vital para apoiar os processos clínicos e administrativos.
Assim como a segurança aérea foi conquistada mediante o uso da tecnologia informática, também pode ser aplicada para garantir o atendimento de pacientes e evitar erros que possam danificá-los.
Os seres humanos sempre podem se equivocar sem importar as boas intenções. A tecnologia evita que estas equivocações se materializem. Além disso, podemos melhorar a eficiência e a produtividade, assim como melhores resultados financeiros através dos sistemas de informação.
A tecnologia informática num futuro próximo será um diferenciador entre a sobrevivência e o fracasso de muitas instituições de saúde.
. “São as instituições de sucesso que podem transformar-se em hospitais digitais? Ou, ter um hospital digital é uma das principais razões pelas quais são bem sucedidas?”
Essa é uma pergunta difícil porque há instituições que seguiram o caminho da digitalização sem lograr atingir o sucesso. Isso se deve principalmente a que nem todas as implementações são boas. Para obter sucesso é preciso muitas coisas, mas posso mencionar algumas:
- Escolher uma solução robusta que permita a mudança e o crescimento.
- Um implementador que saiba interpretar as necessidades da instituição e as adapte ao sistema de maneira adequada.
- Realizar um trabalho duro em capacitação, gestão da mudança e adoção da ferramenta informática.
- O projeto de implementação não termina com o lançamento do software. É só o começo para continuar um processo de melhoramento e crescimento contínuo.
- O sistema de informação não resolve problemas de processo. São os processos bem concebidos os que se levam ao sistema.
Se for possível ter um sistema de informação adequadamente implementado e for realizado o trabalho de adotá-lo completamente, é muito provável que a história de uma instituição de saúde mude para o lado positivo definitivamente.
. ¿Que mensagem você enviaria aos hospitais e clínicas, da área pública e privada que ainda não empreenderam o caminho da transformação digital?
Diria que necessariamente devem caminhar rumo a esse objetivo. Deveriam seguir uma série de passos que não necessariamente são os que proponho, mas poderiam ser assim:
- Os primeiros em se convencer são os próprios líderes.
- Esse não é um projeto de tecnologia informática senão institucional.
- Deve ser incluso no plano de desenvolvimento.
- Debe-se derivar um orçamento.
- Deve-se elevar a categoria de Tecnologia Informática (Direção, Subdireção)
- Debe-se criar um comitê de direção que inclua líderes clínicos e administrativos que priorize cada uma das etapas do projeto e rumo ao futuro.
- Deve-se selecionar um provedor reconhecido que demonstre implementações e sucesso e tenha músculo financeiro.
- Deve-se fazer referenciação com instituições que tenham implementações de sucesso para buscar fatores de sucesso e lições aprendidas.
- Deve-se incluir uma gestão da mudança permanente.
- Deve-se adotar as melhores práticas e evitar a arrogância.
Em todo caso é inevitável o caminho rumo à transformação digital e de no hacerlo provavelmente terão cada vez mais problemas para sobreviver. Portanto, devem começar a percorrer o caminho o antes possível.
. Que tão replicável é o modelo e a experiência de vocês para outras clínicas e hospitais colombianos, e como vê o país no processo de transformação digital na área da saúde?
Acho que o que fizemos pode ser perfeitamente replicável em qualquer outra instituição de saúde. De fato, muitas nos visitam e algumas começaram a percorrer esse caminho. Sempre estivemos dispostos a mostrar o que fazemos e dar nosso melhor conselho a quem nos pede ajuda.
Infelizmente, a Colômbia avança lentamente em temas de digitalização em saúde. Ainda temos problemas de todo tipo na validação de direitos dos usuários. A plataforma do Ministério de Saúde para serviços não inclusos no plano de benefícios MIPRES não expõe um serviço web para envio automatizado de petições, o qual faz que nossos médicos façam trabalho duplo (em nosso sistema e logo no do ministério).
A interoperabilidade é praticamente inexistente e a sistematização das instituições ficam na metade do caminho. Há muita coisa para ser feita. Um sintoma claro é que muitos agentes do sistema de saúde nem sequer sabem o que é a HIMSS e a escala EMRAM.
. Do que se sente mais orgulhoso com relação aos seus logros e de sua equipe?
De contribuir, mediante o uso da tecnologia, a melhorar a segurança e a saúde de nossos pacientes.
