Por Vinícius V. Guedes
Gerente Comercial y de Marketing de Sistemas TDSA.
En esta guía se puede identificar, a través de un proceso de 9 pasos, cómo seleccionar el mejor software para su consultorio, clínica u hospital. Cada uno de estos pasos contiene preguntas críticas que se deben realizar durante el proceso. Veamos:
1) Investigar qué existe en el mercado de softwares médicos.
La fase de la investigación es una de los más interesantes en el proceso de elección de un software. La búsqueda se puede realizar en sitios web, blogs, descargando documentos, para empezar a comprender cómo funciona el mercado de softwares médicos. Si ya conoce su mercado, utilice este paso para conocer qué hay de nuevo. Es la oportunidad para aprender cuáles son las funciones que brinda cada software, entender cuáles son las formas de implementación (por ejemplo si son a través de la web o locales) y conocer la terminología utilizada en este segmento. También es importante poder anticipar cuáles son las mejoras que el nuevo sistema brindará con respecto a sus prácticas empresariales actuales. Como se trata de una nueva inversión, es importante conocer qué oportunidades aportará la misma para mejorar la eficiencia del negocio.
Las tareas importantes de la primera etapa:
– Comprender las características básicas del software médico;
– Averiguar cuáles son los nuevos proveedores y qué capacidades ofrecen;
– Conocer las diferencias entre las implementaciones locales y aquellas basadas en la web;
– Identificar las 10 maneras en que el software puede hacer que su negocio sea más eficiente.
2) Dar prioridad a los requisitos de software
Ahora es el momento de centrarse en la identificación y priorización de los requisitos de software, es decir, las capacidades y características que usted necesita en el nuevo software. Esta es una parte crítica del proceso de software elegido. Al saber exactamente lo que necesita en un software médico, se está en mejor posición para tomar la decisión correcta para su negocio. Comience por identificar exactamente cuáles son los desafíos que deben abordar y en qué aspectos su software actual no le está sirviendo como usted espera. Poco después, realice una tabla en Excel con todas las funcionalidades y características que debería tener el nuevo software que usted necesita para superar las deficiencias del software actual. Trate de involucrar a todos los usuarios del sistema para que efectúen sugerencias. Por último, priorice la lista de las características que «»debe tener»» con respecto a las que «»sería bueno que tuviese»».
Las tareas importantes de la segunda etapa:
– Identificar los retos que el software deberá resolver;
– Identificar las deficiencias de los programas en curso;
– En Excel, establezca una lista de las características que desea;
– Revisar la lista con otros usuarios para obtener retroalimentación;
– Dar prioridad a las características que «»debe tener»» y a las que «»sería bueno que tuviese»».
3) Vender la idea a los tomadores de decisiones
En esta etapa ya se tiene una buena idea de lo que hay disponible en el mercado hoy en día y lo que uno precisa. Es probable que usted ya esté muy interesado en la posibilidad de implementar un nuevo sistema. ¡Pero espere!
Si usted no es (todavía) la persona que toma la decisión de compra y necesita aprobación de un área determinada, deberá asumir un esfuerzo extra: convencer a los decisores. Para vender la idea es importante poder presentar los beneficios que traerá el nuevo software y demostrar que estos beneficios son mayores que los costos. Los beneficios se pueden traducir como mejora en la recolección de información, mejor atención al paciente, reducción de errores operativos, cumplimiento de los requisitos legales en los casos en que la legislación exija determinadas actualizaciones. Los costos del software incluyen, por ejemplo, licencias de uso, servicios, capacitación y gastos varios correspondientes al cambio organizativo.
Las tareas importantes de la etapa 3:
– Identificar al/los titular/es de la decisión;
– Presentar los retos y las carencias de software actual;
– Detalle de cómo el nuevo software va a resolver estos problemas;
– Elaborar un presupuesto necesario para comprar el nuevo software;
– Pedir permiso para comprar el software.
4) Hacer una lista de los proveedores de software
Contar con una lista de algunos proveedores de software médico es uno de los pasos más complicados. La razón es que es muy difícil seleccionar y evaluar a más de 5 proveedores. Por lo tanto, la reducción a sólo cinco candidatos para analizar se convierte en un proceso crítico. El desafío es que hay una gran cantidad de proveedores de software médico, pero sólo una pequeña cantidad en realidad será capaz de responder a sus necesidades. Todavía existen algunos criterios que pueden ayudar a reducir la lista. Por ejemplo, asegúrese de que correspondan a su especialidad, al tamaño de su negocio y a los requerimientos funcionales que se han fijado como prioridades. A continuación, pregunte el precio de los proveedores y elimine los que están fuera de su presupuesto. Tenga a mano la lista definitiva y aumente la participación de los proveedores seleccionados para su proceso de ventas.
Las tareas importantes de la etapa 4:
– Determinar qué software satisface su especialidad;
– Determinar qué software satisface su tamaño;
– Determinar qué software satisface sus necesidades más importantes;
– Determinar qué proveedores están dentro de su presupuesto;
– Formar una lista de hasta 5 proveedores.
5) Explique su proyecto a los vendedores
Los mejores vendedores son los que ayudan a sus clientes potenciales a resolver sus problemas. Por ello, los proveedores de software deben ser conscientes de las necesidades reales de sus clientes, y por lo tanto pueden comunicar mejor cómo su software puede ayudar. Por ejemplo, si usted le dice al vendedor cuáles son las funcionalidades más importantes para su organización, el podrá dedicar más tiempo a una demostración de estas características.
Las tareas importantes de la etapa 5:
– Explicar a los proveedores de software como serán evaluados;
– Muestre su lista de necesidades prioritarias a los vendedores;
– Comunique al vendedor cuáles son sus competidores en el proceso de selección;
– Detalle de cómo será el proceso al vendedor;
– Explicar a cada vendedor qué es lo que que usted espera de él durante el proceso de ventas.
6) Evaluar las demostraciones de software
Mirar las demos es quizás el principal paso en el proceso de elegir el software. Uno puede ver el software en acción y realmente identificar lo que puede hacer. Si es necesario, lleve a cabo más de una demo. Para obtener el máximo de información a partir de estas declaraciones, debe proporcionar al vendedor un listado de requerimientos (script demo) que detalle exactamente qué es lo que necesita para ver la demostración, por ejemplo, la programación de consulta, registro de pacientes, etc. Asegúrese de programar una fecha favorable para la demo a la que puedan asistir con usted las personas clave de su organización.
Las tareas importantes del Paso 6:
– Preparar los requisitos que debe incluir la demo y enviarlo a los proveedores;
– Programar la fecha y la hora de finalización de la demostración;
– Invitar a las personas adecuadas en su organización;
– Realizar una conversación con sus colegas para conocer sus opiniones.
7) Clasificación de software
Después de las demo, cabe esperar que usted ya haya logrado reconocer cuál es el proveedor que ofrece el mejor producto para usted. Sin embargo, todavía no tome una decisión sin crear primero una clasificación de los productos evaluados. Usted debe estar seguro de que su proveedor favorito es quien le proporcionará la mayor parte de las características que «»debe tener»» y también las que «»sería bueno tener.»» Mientras tanto, consolide todos los datos recogidos en las demostraciones para comparar y evaluar cuáles responden con mayor exactitud a sus requerimientos. Obtener la opinión de su equipo, sobre todo en la facilidad de uso. Si usted cree que ya tiene un ganador, esperar un poco más para comunicar la decisión. Todavía hay algunos pasos críticos a seguir.
Las tareas importantes de la etapa 7:
– Eliminar los proveedores que no proporcionan la funcionalidad básica;
– Haga una lista de los proveedores continuarán dentro de la selección
– Evalué a los softwares en base a la facilidad de uso del sistema.
8) Crear una clasificación de softwares
Obtener y comparar las propuestas de precios, aunque no sea éste el aspecto fundamental en elección, para muchos tomadores de decisiones éste es el principal factor en la elección del proveedor. En esta etapa se debe solicitar al vendedor una propuesta de precios detallada, incluyendo todos los costos asociados con el sistema. Esto incluye la licencia del software, adaptación, soporte, capacitación y otros gastos. También pida al proveedor que le ofrezca una tercera orientación sobre el hardware y el equipo de red necesario. Tenga en cuenta que hay diversas formas de establecer precios (matrícula, licencia, etc.).
Tareas importantes Paso 8:
– Obtener una propuesta detallada de precios;
– Proporcionar al proveedor los datos necesarios para la instalación del software propuesto, por ejemplo, el número de usuarios;
– Asegúrese de que las propuestas estén completas – software, servicio, capacitación, implementación,etc.
– Comparar las propuestas sobre la misma base.
9) Verifique las referencias y la viabilidad del proveedor de software
Ahora, usted ya sabe que el sistema se adaptará a sus necesidades y que el precio es bueno o por lo menos aceptable. La última tarea crítica entonces será comprobar si la empresa realmente es lo que dice ser. Pida referencias del proveedor a uno o varios clientes que tengan características similares a su negocio.
Las tareas importantes de la novena etapa:
– Solicitar al proveedor, uno o más clientes que puedan darle referencias.
(Inspirado en el artículo «»Diez Pasos Para Elegir el software adecuado Medical»»).
TDSA Sistemas desarrolla software de gestión para clínicas, policlínicos, hospitales de día, bancos de sangre y centros de sangre.
