Por Daniela Chueke
En entrevista exclusiva con EHealth Reporter Latin America, el doctor Sergio Montenegro, nos cuenta el caso de éxito implementado por el departamento de informática del Hospital de Agudos Dr. Ramón Madariaga, en la ciudad de Posadas, capital de la provincia de Misiones, Argentina.
Este médico de familia fue uno de los primeros egresados de la especialidad de Informática Médica del Hospital Italiano de Buenos Aires. Actualmente es responsable del Área de Informática Médica del la mencionada Institución.
El Departamento de Informática del Hospital se creó en noviembre del año 2009, seis meses antes de que abriese sus puertas al público.
El mismo está a cargo de Pablo Guccione, quien se ocupó de conformar el equipo inicial del Departamento de realizar la planificación del equipamiento tecnológico de avanzada del Hospital. Actualmente su mayor desafío es el Proyecto de Informatización Provincial. El Departamento se encarga de todas las áreas de informática incluyendo tanto a procesos clínicos como los administrativos, de gestión, investigación y educación. Se responsabiliza también de todo el mantenimiento de hardware, telefonía y seguridad.
Para conocer más a fondo sus planes y desafíos, veamos las preguntas y respuestas:
EHealth Reporter Latin America: ¿Cuál es la relevancia de la implementación del sistema de identificación rápida del paciente dentro del proyecto de gestión clínica del hospital?
Dr. Sergio Montenegro: El sistema de identificación rápida de pacientes oncológicos, es una de las funcionalidades más importantes de un módulo de nuestro sistema que se llama Enrolador de Pacientes . Esta herramienta permite identificar pacientes con determinadas características (oncológicos, diabéticos, hipertensos, HIV positivos) y agruparlos en un determinado padrón, para después poder intervenirlos en forma dirigida y adecuada. Este sistema tiene un gran potencial de aplicación en el proyecto de gestión clínica institucional, porque puede ser aplicado en diferentes problemas de salud (enfermedades oncológicas, infectológicas, cardiovasculares crónicas no Transmisibles, etc). En el caso de los pacientes oncológicos, se está aplicando sobre un problema de gran prevalencia en nuestra población, produciendo connotaciones no solamente clínicas, sino también sociales.
EHRLA: ¿En qué contribuye a mejorar o el modelo de atención y la eficacia de la gestión?
SM: Actualmente existen 130.190 pacientes identificados en el SIS – Sistema de Información en Salud de la Institución, lo que corresponde al 11,8% de la población total de Misiones (1.101.593 según censo 2010 -INDEC). Hasta antes de la implementación del enrolador de pacientes, era muy difícil saber quiénes de estos pacientes eran oncológicos, con lesiones preneoplásicas, cardiovasculares, etc. Tampoco sabíamos cuántos eran, qué características demográficas tenían, cuánto consultaban a la Institución, a qué especialidades, ni qué gasto generaban. A partir de la implementación del enrolador la mayor parte de estos interrogantes están siendo resueltos.
Además, la implementación de esta funcionalidad permitió acelerar la atención, y los procedimientos diagnósticos, terapéuticos y de seguimiento, redundando no solo en el beneficio para el propio paciente, sino también para el familiar, donde el tiempo de espera para la atención se acorta, recordando que una importante y creciente franja poblacional que se atiende en nuestra Institución, es del interior, de muy escasos recursos.
EHRLA: ¿Qué cambios visibles hasta el momento se produjeron a partir de su uso?
SM: A partir del uso de esta herramienta se logró conformar un padrón de pacientes oncológicos que actualmente incluye 682 pacientes y otro de pacientes con lesiones preneoplásicas, en el que se encuentran registrados 546 casos actuales. Además, sobre dichos padrones se incorporaron distintas funcionalidades: 1) Alertas Visuales al Sistema para médicos y administrativos, para que en cualquier punto del hospital, el paciente sea rápidamente identificado por su condición, para una atención más eficiente.; 2) Cambios en los procesos de Atención: desde la Dirección del Hospital, se implementaron normas para que médicos y administrativos, atiendan prioritariamente a los pacientes oncológicos o con lesiones preneoplásicas. Con esto se logró evitar que estos pacientes pasen largas horas en las salas de espera, junto a pacientes que quizás tengan menor gravedad, con la consecuente mejora en la calidad de vida de los afectados. Por otra parte se consiguió gestionar turnos diagnósticos a más corto plazo. Antes de la implementación de los padrones, un paciente con una lesión preneoplásica, podía llegar a tardar hasta 6 meses hasta completar el circuito diagnóstico. Hoy se logró disminuir ese tiempo a menos de un mes. Lo más importante es que todas estas mejoras en la atención nos permiten disminuir las tasas de la morbimortalidad por cáncer, a través de un diagnóstico precoz. Asimismo, cuando el propio médico ve en su listado de turnos que están agendadas consultas con pacientes oncológicos o con lesiones preneoplásicas pueda priorizar su atención ingresándolos primero; 3) Reportes Estadísticos: se sentaron las bases para la generación de estadísticas locales sobre este tipo de pacientes, los cuales permiten obtener información rápida para la toma de decisiones y facilita la generación de evidencia. A partir de dichos reportes, es posible saber en línea, o sea, al instante (a través de un click), la cantidad de miembros del padrón, datos personales de contacto de cada uno de sus miembros, características demográficas de cada padrón, servicios médicos a los cuales consultan, problemas de salud por los que consultan.
EHRLA: ¿Se esperan otros cambios que por el momento no hayan podido verse realizados?
SM: Hasta el momento no se ha cuantificado exactamente, el impacto en el proceso de atención de estos pacientes, por la falta de definición de indicadores de proceso. Tenemos planeado para este año, trabajar en esto, para poder monitorear el proceso de atención de estos pacientes, para en base a eso, poder monitorearlos y establecer programas de mejora continua.
Otras de las metas a lograr próximamente, es poder calcular los costos que implican este tipo de pacientes para nuestro sistema de salud. Esto no sólo se va a aplicar sobre los pacientes oncológicos, sino también sobre aquellos pacientes con enfermedades crónicas como Diabetes, Hipertensión Arterial, EPOC – Enfermedad Pulmonar Obstructiva Crónica- Insuficiencia Renal Crónica, etc, donde la prevención y control de dichas patologías, tienen un papel preponderante en el control del gasto.
Si bien, esta institución trabaja sobre pacientes agudos, entendemos que para tener una mejor gestión de los recursos, es necesario mejorar el control sobre los pacientes crónicos.
EHRLA: ¿Encontraron obstáculos en la implementación del sistema?
SM: Uno de los mayores obstáculos encontrados hasta el momento, es el cambio organizacional , algo común en todos los procesos de informatización. Cambiar la cultura institucional, siempre, es lo más laborioso. Para esto, se trabajó arduamente en el proceso de capacitación y concientización de todo el equipo de atención, además del desarrollo de sistemas de auditorias que permitían monitorear a los usuarios con menor adherencia al registro médico.
También, las falencias en la calidad del registro, fueron y siguen siendo un obstáculo. Al empezar a analizar la información registrada, nos encontramos con registros incompletos, y en muchos casos de mala calidad. Debido a esto, las conclusiones a las que se podía llegar a través de la información extraída del sistema, eran deficientes e incompletas. En este caso, las herramientas de auditoria también nos ayudaron a mejorar esto, ya que permitieron monitorear la calidad del registro y a los mismos usuarios, y a partir de esto, crear indicadores de uso que fueron mostrados a los mismos usuarios, en forma de un semáforo, para que ellos mismos se hiciesen conscientes de sus propios errores. Este semáforo tiene un determinado color, de acuerdo a la cantidad de errores cometidos en determinado período, que fue establecido en un mes.
EHRLA: ¿Cuáles son los límites y las potencialidades del sistema para producir cambios en el hospital y en la eficacia en la atención a los pacientes?
Los límites del sistema encontrados hasta el momento son, por un lado, organizacionales, debidos a la falta de concientización que todavía presentan algunos actores y, por otro lado, hay cierto límite de recursos, que no permite generalizar en forma masiva esta herramienta al resto de las instituciones públicas para poder obtener los mismos beneficios. Al menos, hasta el momento. Si bien está planificado hacerlo en el futuro, nos encontramos con muchos obstáculos de este tipo.
En cuanto a las potencialidades del sistema para producir cambios en el hospital y mejorar la eficacia en la atención, creo que pueden llegar a ser infinitas. Todo depende de hasta donde uno quiere o puede llegar, y entre otras, de los recursos disponibles.
EHRLA: ¿Quiénes fueron los responsables del desarrollo de la solución?
SM: El Hospital tiene un equipo de desarrollo propio, multidisciplinario, conformado por 22 personas. Dicho equipo está coordinado por un jefe y conformado por personal técnico, administrativo, de capacitación, desarrolladores, administradores de redes y bases de datos y un médico especialista en Informática Médica.
Actualmente se está usando el software de Historias Clínicas de la empresa Sistemas Clínicos Web , el cual está basado en los conceptos promulgados por el Departamento de Informática en Salud del Hospital Italiano de Buenos Aires, que es actualmente la Institución con mayor desarrollo en Informática Médica en la Argentina. Este software fue tomado por equipo de desarrollo del hospital para adaptarlo a la realidad institucional, y próximamente, será gradualmente reemplazado por un desarrollo propio más avanzado, el cual será implementado en el resto de las localidades de la provincia de Misiones.
EHRLA: ¿Cómo fue el proceso de desarrollo del sistema?
SM: El proceso de desarrollo fue bastante rápido, porque se partió de una solución ya desarrollada, aportada por la empresa Sistemas Clínicos Web . En 6 meses se adaptaron y desarrollaron los módulos con los cuales abrió sus puertas por primera vez el Nuevo Hospital Escuela de Agudos Dr. Ramón Madariaga , el cuál registró a sus pacientes desde un primer momento en las Historias Clínicas Electrónicas. Esto fue en marzo del año 2010.
Este sistema está desarrollado con herramientas Open Source, utilizando como motor de base de datos a MySQL y como lenguaje de programación a PHP, ajax y javascript. El sistema es muy flexible, escalable y fácilmente adaptable.
EHRLA:¿Cómo lo financiaron?
SM: La principal financiación de este proyecto proviene de la Provincia de Misiones, a través del Ministerio de Salud Pública y el mismo Hospital, quienes hicieron una gran inversión inicial en infraestructura tecnológica, y en los Recursos Humano que administran y mantienen el Sistema.
El éxito en la implementación del sistema, se debe en parte al compromiso y la capacidad técnica de las personas que lideran el proyecto, y al gran trabajo de capacitación y auditoría que se realiza diariamente.
Por otro lado, resulta invaluable el apoyo académico incondicional brindado por el Departamento de Informática en Salud del Hospital Italiano, el cual facilita indirectamente el crecimiento del proyecto.
EHRLA: ¿Cómo se trabajó la implementación del nuevo sistema con el personal médico del hospital?
SM: Tuvimos la ventaja de que el Hospital abriera sus puertas con el sistema ya funcionando, con lo cual era un requisito, para el médico que empezaba a trabajar, utilizar el sistema para poder ser aceptado como plantel profesional.
Por otro lado, tuvimos un fuerte apoyo del Ministerio de Salud y de toda la Dirección Médica para poder avanzar con la implementación, por lo tanto no tuvimos tanta resistencia política de los Servicios.
Más allá de eso, tenemos un área de capacitación que se encargó de estandarizar este proceso en el Hospital. Esta medida hizo que todos los usuarios que tengan que usar el sistema, deban realizar los cursos de capacitación correspondientes, y aprobarlos, para poder obtener su clave de acceso al sistema. Además, para la entrega de la clave, se le exigía firmar un convenio de confidencialidad, donde se le informaba sobre la importancia de la privacidad y confidencialidad de los datos a los cuales se accede a través de la clave de acceso.
Por último, en la implementación, usamos algunos indicadores de uso que nos permiten cuantificar y cualificar el uso del registro a fin de identificar a aquellos usuarios que no usan el sistema, o que lo usan mal, para volver a capacitarlos o buscar estrategias de adherencia al registro.
EHRLA: ¿Qué otros proyectos tiene en carpeta el departamento de Informática del Hospital?
SM: Uno de los proyecto más grandes que está encarando el Departamento de Informática actualmente, es la informatización del resto de los Hospitales Públicos de la Provincia, para crear la Historia Clínica única a nivel provincial
