Con la pandemia de COVID-19, los hospitales enfrentan con un gran desafío para manejar una crisis de hacinamiento en los servicios de emergencia, unidades de hospitalización y UCI, falta de ventiladores, profesionales de la salud cansados y expuestos al riesgo, además de pacientes y parientes ansiosos por información.
Para colaborar con ideas y sugerencias, FOLKS* ha preparado una lista de tecnologías y estrategias digitales que las instituciones de salud pueden usar para manejar esta crisis. Todos ellos pueden ser implementados en poco tiempo, algunos podrán se aplican a su institución, otros quizá no. Esta lista quiere ser un punto de partida inicial y al mismo tiempo dinámica.
1. Apoyo a la decisión clínica
1.1. Proporcione baterías/solicitaciones estándar para gestión del COVID-19
El equipo médico necesita agilidad. Al crear baterías (conjuntos de solicitaciones) que agilizan el pedido de exámenes y prescripción de medicamentos específicos para los sospechosos de tener COVID-19, los médicos obtendrán la mayor velocidad y adherirán a las recomendaciones institucionales. Esto reducirá la variabilidad no deseada en su comportamiento y, en consecuencia, en los resultados clínicos.
1.2. Configure alertas para la interacción entre drogas y el cuadro clínico del paciente
Algunos medicamentos y/o conductas no se recomiendan para casos de COVID-19. Las advertencias que alertan al médico sobre estas condiciones, en el momento de la prescripción, aumentan la seguridad del paciente y sus posibilidades de recuperación (por ejemplo: no prescribir ibuprofeno).
1.3. Proporcione un formulario con los criterios de traslado a la UCI
Muchos pacientes con COVID-19 necesitarán de una cama en la UCI y, debido al hacinamiento, es esencial crear criterios objetivos para la decisión de transferir un paciente con COVID-19 a la UCI o no. Desarrollar una evaluación con estos criterios (documento electrónico, modelo o evaluación), en conjunto con el sistema de soporte de decisiones, para ayudar y documentar la difícil toma de decisiones del médico.
1.4. Proporcione un mecanismo para facilitar la codificación del diagnóstico COVID-19
Se sabe que es difícil la codificación diagnóstica en registros médicos electrónicos. Para facilitar la inserción del CID de un paciente con COVID-19, el hospital debe desarrollar un formulario con un mecanismo para la inclusión rápida y simple del CID de un caso sospechoso o confirmado de COVID-19.
1.5. Proporcione una hoja de evaluación específica para COVID-19
Evaluar y documentar rápidamente un caso sospechoso de COVID-19 y su atención es crítico. Por lo tanto, el hospital debe proporcionar un informe de evaluación estructurado y específico para los casos de COVID-19, con un sistema de apoyo a la decisión adjunto, que permita un llenado rápido y documentación del caso, mientras que puede codificar el diagnóstico del paciente y proporcionar una conducta estándar para el caso. Este documento puede estar disponible para uso de los servicios emergencia, así como para el registro de la evolución de los casos de COVID-19.
1.6. Identifique al paciente con diagnóstico COVID-19 en la Historia Clínica Electrónica
Para aumentar los cuidados y atención al paciente, la HCE debe identificar de manera clara y prominente el caso especifico es de COVID-19. Esta alerta puede estar visible cuando se accede a la HCE, o también se puede considerar un protocolo de manejo clínico, de forma similar a un caso de sepsis o accidente cerebrovascular.
1.7. Proporcione material educativo en línea para profesionales de la salud
Los profesionales de salud necesitan una actualización rápida sobre el tema. Configure el menú de la HCE para vincular automáticamente las páginas de los protocolos del Ministerio de Salud, además de otros sitios web y herramientas en línea de fuentes confiables. Esto acelerará la búsqueda de un médico sobre las últimas pautas de tratamiento, al tiempo que garantizará las mejores prácticas a favor o en contra de COVID-19.
1.8. Proporcione calculadoras automáticas de escalas e índices
Los profesionales de salud deben evaluar a los pacientes de acuerdo con parámetros en escalas, índices y puntajes establecidos internacionalmente, especialmente en la UCI. Para facilitar esto, configure el menú de la HCE para que se vincule automáticamente a páginas con calculadoras de escalas e índices y/o desarrolle formas inteligentes para calcular los puntajes (Ej.: flexibilidad y resistencia pulmonar, relación PaO2 / FiO2).
1.9. Implemente un protocolo de deshospitalización
Los hospitales necesitan aumentar el número de camas disponibles lo más rápido posible. Por lo tanto, la institución debe implementar o expandir el protocolo de deshospitalización debidamente integrado en la HCE para que sea más fácil identificar a los pacientes que pueden ser dados de alta y controlar los pasos para la liberación concreta de las camas.
2. Telemedicina
2.1. Utilice los servicios de telemedicina para la teleconsulta
La telemedicina puede ayudar de varias maneras, especialmente para la teleconsulta, en la que el médico puede consultar a un especialista para discutir un caso.
2.2. Monitoreo de casos sospechosos (y no graves) de forma retoma
Según el caso del paciente, se deben utilizar herramientas para la monitorización remota de casos sospechosos. Este monitoreo puede involucrar telemonitorización (recibir signos vitales de dispositivos portátiles) y teleconsultas periódicas con médicos y enfermeras.
2.3. Capacite a los profesionales de la salud en telemedicina
Los profesionales de la salud, especialmente los médicos, deben poder utilizar las herramientas de telemedicina para ganar productividad y evitar pierda de tiempo. Además, deben tenerse en cuenta las limitaciones, tales como que no sea posible escuchar a un paciente sin un equipo específico.
2.4. Realice capacitación del equipo con educación a distancia
Para evitar que los profesionales de la institución se vean expuestos a un mayor riesgo en la capacitación presencial, la mejor opción en este momento es llevar a cabo una capacitación a distancia e incluir pautas de prevención de contacto para casos sospechosos de COVID-19.
3. Sitio web, Apps y Servicios
3.1. Publique los tiempos de espera para la atención en los servicios de emergencia en su sitio web
Se debe orientar los pacientes a que verifiquen los tiempos de espera del servicio de emergencia en el sitio web de la institución, evitando desplazamientos durante las horas pico, aumentando la capacidad de recibir pacientes con seguridad.
3.2. Cree un hotsite con información sobre COVID-19
Los pacientes buscan información confiable en Internet. El sitio web de un hospital de referencia debe contener información sobre COVID-19 en general, pero en particular debe informar qué está haciendo la institución para manejar los casos de COVID-19, así como qué tipo de atención puede realizar.
3.3. Proporcione un formulario de evaluación en línea
Para reducir el número de pacientes en el servicio de emergencias, especialmente aquellos con influenza leve y otros casos que no necesitan atención médica y hospitalaria, la institución puede poner a disposición un formulario para realizar una auto-evaluación en línea y guiar al paciente de acuerdo con su condición clínica. Existen protocolos y recomendaciones del Ministerio de Salud que pueden ayudar con esta evaluación.
3.4. Proporcione un recurso para visitas en línea
El flujo de visitas al hospital también debe reducirse. Haga que los recursos de video o conferencias web estén disponibles para que los pacientes y sus familiares puedan chatear de forma remota.
3.5. Proporcione informes médicos on-line
Para reducir la cantidad de interacciones cara a cara, el hospital podría enviar boletines informativos sobre la condición clínica de los pacientes con acceso exclusivo de los miembros registrados de su familia.
3.6. Amplíe canales de servicios a través de chatbots
El número de pacientes y contactos familiares también crecerá exponencialmente. Usar chatbots para el servicio al cliente a través de WhatsApp es una buena práctica para obtener información inicial y referencias. Muchas de estas herramientas ahora están disponibles en la nube.
4. Gestión de flujo
4.1. Proporcione paneles de gestión de ocupación
Los gerentes necesitan información en tiempo real sobre la tasa de ocupación general, Servicio de Emergencia e UCI, así como el número de pacientes que esperan camas en la UCI, entre otros indicadores. Es esencial que el hospital proporcione un panel de control simple, en línea y en tiempo real accesible a través de un Smartphone con acceso a este tipo de información.
4.2. Configure alertas para laboratorio, farmacia y radiología
Un caso de COVID-19 debe tratarse tan rápido como un caso de sepsis. Por lo tanto, el sistema debe ser capaz de alertar al laboratorio y/o al equipo de radiología de que se debe realizar un examen prioritario en un caso sospechoso o confirmado de COVID-19; así como también el sistema debe alertar a la farmacia sobre el caso específico, evitando cualquier demora en la asistencia al paciente.
4.3. Configure alerta de examen crítico
Los casos confirmados de COVID-19, a través de pruebas de laboratorio, deben considerarse como un «resultado crítico» y, por lo tanto, se debe implementar una alerta en el registro médico electrónico para que se informe rápidamente al equipo de asistencia.
5. Analytics
5.1. Proporcione herramientas de analytics predictivo y prescriptivo
El análisis de escenarios futuros será esencial para la gestión de crisis. Las herramientas que realizan la planificación de la capacidad y la planificación del inventario serán esenciales para garantizar la disponibilidad de personal, camas y suministros.
5.2. Mapee, rastree y monitoree a los empleados que han tenido contacto
La institución debe desarrollar informes y tableros, basados en la información del registro médico electrónico, para identificar qué empleados tuvieron contacto con casos sospechosos y confirmados de COVID-19.
5.3. Analice resultados clínicos en tiempo real
La institución debe analizar diariamente el número de casos hospitalizados, asignación de pacientes, consumo de recursos, pronóstico y anticipar las necesidades de camas y profesionales en los próximos días. Debe también tener en cuenta la cantidad de profesionales que están fuera para ajustar el tamaño de los equipos. Para esto, la institución debe desarrollar informes y paneles en línea y disponibles para los gerentes.
5.4. Analice los pronósticos financieros
La institución debe hacer una proyección de sus indicadores con escenarios futuros de dos o tres meses, considerando el número de casos encontrados. Para esto, deben utilizarse herramientas de planificación de capacidad para anticipar el impacto financiero de la crisis en su institución.
6. Infraestructura
6.1. Solicite la expansión de sus links de Internet
La demanda será mucho mayor debido al uso intensivo de servicios externos (por ejemplo, sitios gubernamentales sobre COVID-19), acceso a sitios web con información para pacientes y profesionales, uso de herramientas de telemedicina y colaboración (por ejemplo, web conferencias de los profesionales que trabajan de casa).
6.2. Garantice la disponibilidad de los sistemas
¡Con una alta tasa de ocupación, el sistema no puede detenerse. Se debe llevar a cabo una revisión de los procesos de su centro de datos y service desk con urgencia. También, se deben fortalecer las políticas de seguridad de la información; copias de seguridad y contingencias revisadas y garantizadas.
6.3. Cree nuevos servidores para las conexiones remotas
Con el aumento en el número de empleados trabajando desde su casa, se deben crear nuevos servidores específicamente para esto, evitando así la sobrecarga y asegurando la disponibilidad.
7. Equipo
7.1. Refuerce los turnos del personal de TI
Si la infraestructura puede ser un problema, los sistemas también. El equipo de sistemas debe estar disponible para garantizar un soporte más avanzado.
7.2. Revise el horario de trabajo del turno 6/6
Para evitar el uso de áreas compartidas, como la cafetería, la institución podría establecer turnos de trabajo 6/6, intercalados entre la oficina y el trabajo en casa para garantizar menos contacto y reducir las multitudes en los entornos cerrados de la institución.
7.3. Suspenda las vacaciones
Todo el equipo de TI debe estar disponible. A pesar de ser una medida difícil, el equipo debe centrarse en garantizar la disponibilidad de infraestructura y sistemas, al mismo tiempo que se continúa con nuevos proyectos.
7.4. Desarrolle un manual para el service desk para configurar el acceso remoto
El equipo del service desk se desplegará intensamente para configurar VPN, escritorio remoto, conferencias por video o web, entre otras tecnologías que se utilizarán ampliamente. Para ganar productividad, el equipo de TI debe preparar un manual de pautas simples y objetivas para que los técnicos puedan satisfacer las demandas de estas llamadas.
8. Home office
8.1. Proporcione herramientas de facturación y auditoría remotas
Trabajar de casa es la mejor opción para reducir el desplazamiento de los empleados. Además, permite evitar que los proveedores de servicios externos accedan a la institución, especialmente cuando el servicio se puede hacer de forma remota. En este sentido, es posible que todo el trabajo del sector de facturación y auditoría de cuentas (interno y externo) se pueda realizar de forma remota, especialmente si la institución ya tiene toda la información necesaria en formato digital. Si aún no lo tiene, es hora de escanear todo lo que se necesita, permitiendo así que el proceso se realice de forma remota.
9. Seguridad da Información
9.1. Revise las políticas de seguridad de la información para acceso remoto
La institución necesita definir claramente qué perfiles pueden acceder de forma remota, asegurando el cumplimiento de los requisitos de seguridad y estableciendo sanciones para los casos que se desvían de la conducta institucional. Incluso, junto con el equipo de TI, el departamento de recursos humanos debe trabajar para proteger a la institución de cualquier reclamo laboral posterior.
9.2. Oriente al personal de la institución sobre las políticas y las prácticas de seguridad
Para evitar cualquier pánico innecesario, con la fuga de información clínica de los pacientes, revise sus políticas y asesore al equipo sobre las prácticas de seguridad de la información. No envíe ninguna información clínica con identificación del paciente por WhatsApp!
9.3. Use herramientas para garantizar el acceso remoto seguro
Con empleados trabajando de casa, varios de ellos accederán a los sistemas de forma remota. Por lo tanto, es esencial implementar herramientas que garanticen que la información esté segura y no se comparta de manera incorrecta (por ejemplo, para evitar que la información se guarde localmente). Las herramientas como VPN y escritorio virtual/remoto pueden ser una opción, siempre que sean realmente exclusivas para cada empleado, con inicio de sesión y contraseña específicos e individuales – ¡sin inicios de sesión genéricos!. También el firewall debe estar configurado para este escenario.
10. Limpieza de equipos informáticos
10.1. Aumente la limpieza de los equipos
Dado que el uso de computadoras, PDA, teléfonos inteligentes y otros equipos son mayoritariamente compartidos, es esencial elegir cubiertas protectoras esterilizables y/o aumentar la frecuencia de la limpieza. También se recomienda que haya un estricto control de este proceso, para garantizar que esta limpieza se realice al menos dos veces al día en todos los equipos.
10.2. Revise la política para capturar datos biométricos
Las superficies de contacto son excelentes vehículos para la propagación del Coronavirus. La autenticación biométrica debería ser repensada en este punto y, cuando sea posible, reemplazada por reconocimiento facial.
11. Internet of Things (IoT)
11.1. Integre la recolección de signos vitales en la historia clínica
Con el hacinamiento de las UCI, es esencial reducir la carga de trabajo del equipo. Permitir que los signos vitales se registren automáticamente en la HCE, con la debida validación de enfermería, puede simplificar el trabajo del equipo.
11.2. Use los wearables para ampliar el monitoreo
Los pacientes hospitalizados y aquellos que están siendo monitoreados remotamente en sus hogares, pueden ser telemonitorizados a través de dispositivos portátiles que pueden, entre otras cosas, enviar signos vitales a un centro que está monitoreando casos sospechosos.
*La misión de FOLKS es acelerar la transformación digital en salud, a través de consultoría, capacitación y eventos. FOLKS es el representante exclusivo de HIMSS Analytics para América Latina. Más información en www.folks.la
Com a pandemia do COVID-19, os hospitais estão com um enorme desafio de gerenciar uma crise de superlotação do pronto-atendimento, das unidades de internação e das UTIs, falta de ventiladores, profissionais de saúde cansados e expostos ao risco, além de pacientes e familiares ansiosos por informações.
Para colaborar com ideias e sugestões, a FOLKS* preparou uma lista de tecnologias e estratégias digitais que os hospitais poderão utilizar para gerenciar essa crise. Todas são viáveis de serem implementadas no curto prazo, algumas aplicáveis a sua instituição, outras talvez não. Trata-se de uma lista inicial e dinâmica.
1. Apoio à decisão clínica
1.1. Disponibilizar prescrições padrão para o manejo da COVID-19
A equipe médica precisa de agilidade. Ao criar prescrições padrão (order sets) que agilizam a solicitação de exames e a prescrição de medicamentos específicas para os quadros de COVID-19, os médicos ganharão maior rapidez e adesão às recomendações institucionais. Isto reduzirá a variabilidade indesejada nas condutas e, consequentemente, nos desfechos.
1.2. Configurar alertas para interação entre medicamentos e situação do paciente
Alguns medicamentos e/ou condutas não são recomendadas para os casos de COVID-19. Alertas que avisam ao médico sobre tais condições, no momento da prescrição, aumentam a segurança do paciente e suas chances de recuperação (ex: não prescrever Ibuprofeno).
1.3. Disponibilizar um formulário com os critérios de transferência para UTI
Muitos pacientes com COVID-19 precisarão de UTI e, devido a superlotação, é fundamental criar critérios objetivos para a decisão de transferir um paciente com COVID-19 para UTI ou não. Uma ficha de avaliação com esses critérios (documento eletrônico, template ou avaliação), em conjunto com um sistema de apoio à decisão, deve ser desenvolvida para auxiliar e documentar a difícil tomada de decisão do médico.
1.4. Disponibilizar um mecanismo para fácil codificação diagnóstica do COVID-19
Sabe-se da dificuldade da codificação diagnóstica nos prontuários eletrônicos. Para facilitar a inserção do CID de um paciente com COVID-19, o hospital deveria desenvolver um formulário com mecanismo para rápida e simples inclusão do CID de um caso suspeito ou confirmado de COVID-19.
1.5. Disponibilizar uma ficha de atendimento específica para COVID-19
Avaliar e documentar rapidamente um caso suspeito de COVID-19 no prontoatendimento é fundamental. Então, o hospital deveria disponibilizar uma ficha de atendimento estruturada e específica para casos de COVID-19, com um sistema de apoio à decisão acoplado, que permite o rápido preenchimento e documentação do caso, ao mesmo tempo que poderia codificar o diagnóstico do paciente e propor a conduta padrão para o caso. Essa ficha pode ser disponibilizada para o prontoatendimento, bem como para o registro da evolução dos casos de COVID-19.
1.6. Identificar o paciente com COVID-19 no prontuário
Para aumentar os cuidados e atenção ao paciente, o prontuário eletrônico deveria identificar de maneira clara e destacada que o caso é de COVID-19, seja através de uma alerta na abertura do prontuário ou mesmo considerando o caso como um protocolo clínico gerenciável, de maneira similar como já se faz para casos de sepse ou AVC.
1.7. Disponibilizar material educativo on-line para os profissionais de saúde
Os profissionais de saúde precisam de atualização rápida sobre o assunto. Configure o menu do prontuário eletrônico para linkar automaticamente com páginas de protocolos de triagem e tratamento do Ministério da Saúde, bem como outros websites e ferramentas on-line de fonte confiável. Isso irá agilizar a busca do médico sobre as últimas diretrizes de tratamento, garantindo também a adesão às práticas recomendadas para o enfretamento do COVID-19.
1.8. Disponibilizar calculadoras automáticas de escalas e índices
Os profissionais de saúde precisam avaliar os pacientes segundo parâmetros estabelecidos em escalas, índices e scores internacionais, especialmente na UTI. Para facilitar isso, configure o menu do prontuário eletrônico para linkar automaticamente com páginas de calculadoras de escalas e índices e/ou desenvolva formulários inteligentes para o cálculo desses scores (Ex: complacência e resistência pulmonar, relação PaO2/FiO2).
1.9. Implementar um protocolo de desospitalização
Os hospitais precisarão aumentar o giro de leito para liberar, o quanto antes, os leitos para novos pacientes. Sendo assim, a instituição deveria implementar ou ampliar o protocolo de desospitalização, devidamente integrado ao prontuário eletrônico para que, mais facilmente, sejam identificados os pacientes que podem ter alta e controlar as etapas para a concreta liberação do leito.
2. Telemedicina
2.1. Utilizar serviços de telemedicina para teleinterconsulta
A telemedicina pode ajudar em vários aspectos, especialmente para teleinterconsulta, na qual o médico pode consultar um especialista para uma discussão de caso.
2.2. Monitorar os casos suspeitos (não graves) remotamente
De acordo com o caso do paciente, deve-se utilizar ferramentas para acompanhamento remoto dos casos suspeitos. Este acompanhamento pode envolver telemonitoramento (recebendo sinais vitais de wearables) e teleconsultas periódicas com médicos e enfermeiros.
2.3. Treinar os profissionais de saúde na telemedicina
Os profissionais de saúde, especialmente os médicos, precisam ter habilidade para utilizar as ferramentas de telemedicina, de maneira a ganhar produtividade e evitar perda de tempo. Além disso, devem ser orientados das limitações, tais como: não é possível auscultar um paciente sem um equipamento específico para isso.
2.4. Realizar os treinamentos da equipe por educação à distância
Para evitar que os profissionais da instituição sejam expostos a maior risco em treinamento presenciais, a melhor opção no momento é realizar a capacitação à distância, inclusive para as orientações de prevenção de contato dos casos suspeitos de COVID-19.
3. Website, Apps e Atendimento
3.1. Publicar os tempos de espera do pronto-atendimento no site
Os pacientes devem ser orientados a verificar os tempos de espera do pronto atendimento no site a instituição, evitando comparecer em horários de pico, elevando a concentração e a lotação de pacientes.
3.2. Criar um hotsite com informações sobre o COVID-19
Os pacientes buscam informações confiáveis na Internet. O site de um hospital de referência deve conter informações sobre o COVID-19 de maneira geral, mas especialmente deve informar o que a instituição está fazendo para gerenciar os casos de COVID-19, bem como que tipo de atendimento pode ser realizado.
3.3. Disponibilizar um formulário para triagem on-line
Para reduzir a quantidade de pacientes no pronto-atendimento, especialmente daqueles com influenza leve e outros casos que não precisam de atendimento médico-hospitalar, a instituição pode disponibilizar um formulário para realizar uma triagem on-line e orientar o paciente, de acordo com a condição clínica do indivíduo. Há protocolos e recomendações do Ministério da Saúde que podem ajudar nessa triagem.
3.4. Disponibilizar um recurso para visitas on-line
O fluxo de visitas ao hospital também deve ser reduzido. Disponibilize recursos de vídeo ou web-conferência para que pacientes e familiares possam conversar remotamente.
3.5. Disponibilizar boletins médicos on-line
Para reduzir a quantidade de interações presenciais, o hospital poderia enviar boletins sobre o quadro clínico dos pacientes para acesso exclusivo de familiares cadastrados.
3.6. Ampliar os canais de atendimento através de chatbots
A quantidade de contatos dos pacientes e familiares também crescerá de maneira exponencial. Utilizar chatbots para atendimento através de WhatsApp é uma boa prática para as informações iniciais e encaminhamentos. Muitas dessas ferramentas estão hoje disponíveis em modelo de nuvem as a service.
4. Gestão de fluxo
4.1. Disponibilizar painéis para gestão da ocupação
Os gestores precisam de informações em tempo real da taxa de ocupação geral, PA e UTIs, bem como o número de pacientes aguardando leitos na UTI, dentre outros indicadores. É fundamental que o hospital disponibilize um dashboard simples, online, real time e acessível via smartphone com essas informações.
4.2. Configurar alertas para laboratório, farmácia e radiologia
Um caso de COVID-19 deveria ser tratado com a mesma celeridade de um caso de sepse. Portanto, o sistema deve ser capaz de alertar a equipe do laboratório e/ou da radiologia que há um exame prioritário a ser realizado de um caso suspeito ou confirmado de COVID-19; bem como a farmácia também deveria ser alertada pelo sistema sobre o caso em específico, evitando qualquer atrasado no suporte ao paciente.
4.3. Configurar um alerta de exame crítico
Os casos confirmados de COVID-19, através de exames laboratoriais, devem ser considerados como “resultado crítico” e assim implementar um alerta no prontuário eletrônico para que, mais rapidamente, a equipe assistencial seja informada.
5. Analytics
5.1. Disponibilizar ferramentas de analytics preditivo e prescritivo
A análise de cenários futuros será fundamental para a gestão da crise. Ferramentas que realizem um capacity planning e também de planejamento de estoque serão essenciais para garantir a disponibilidade de equipe, leitos e suprimentos.
5.2. Mapear, rastrear e monitorar os colaboradores que tiveram contato
A instituição deve desenvolver relatórios e dashboards, a partir das informações do prontuário, para identificar quais colaboradores tiveram contato com os casos suspeitos e confirmados do COVID-19.
5.3. Analisar os desfechos clínicos em tempo real
A instituição deve analisar diariamente o número de casos internados, a alocação dos pacientes, o consumo de recursos, o prognóstico e antecipar as necessidades de leitos e profissionais dos próximos dias. Deve levar em conta o número de profissionais afastados para redimensionar as equipes. Para isso, a instituição deve desenvolver relatórios e dashboards on-line e disponíveis para os gestores.
5.4. Analisar o forecasting financeiro
A instituição deve projetar os seus indicadores com cenários futuros de dois a três meses, considerando os números de casos encontrados. Para isso, deve utilizar ferramentas de capacity planning, a fim de antecipar o impacto financeiro da crise na sua instituição.
6. Infraestrutura
6.1. Solicitar a ampliação do seu link de Internet
A demanda será muito maior devido ao uso intensivo de serviços externos (ex: sites do governo sobre o COVID-19), ao acesso a website informativos por pacientes e profissionais, ao uso da telemedicina e ferramentas de colaboração (ex: webconferência por profissionais em home office).
6.2. Garantir a disponibilidade dos sistemas
Em meio a alta taxa de ocupação, o sistema não pode parar! Uma revisão dos processos do seu datacenter e service desk deve ser realizada urgentemente, devem ser reforçadas as políticas de segurança da informação; backups e contingências revisados e garantidos.
6.3. Criar novos servidores para as conexões remotas
Com o aumento do número de colaboradores em home office, devem ser criados novos servidores específicos para isso, evitando assim a sobrecarga e garantindo disponibilidade.
7. Equipe
7.1. Reforçar os plantões e sobreaviso da equipe de TI
Se a infraestrutura pode ser um problema, os sistemas também! A equipe de sistemas devem estar disponíveis para garantir qualquer suporte mais avançado.
7.2. Rever a escala de trabalho com turnos de 6/6 P
ara evitar o uso de áreas compartilhadas, tais como o refeitório, a instituição poderia estabelecer turnos de trabalho de 6/6, intercaladas com home office para garantir menor contato e reduzir as aglomerações nos ambientes fechados da instituição.
7.3. Cancelar as férias!
A equipe inteira da TI precisará estar disponível. Apesar de ser uma medida dura, a equipe deve estar concentrada em garantir a disponibilidade da infraestrutura e dos sistemas, ao mesmo tempo em que os novos projetos continuam.
7.4. Elaborar um manual para o service desk para configuração de acesso remoto
A equipe de service desk será intensamente acionada para a configuração de VPNs, remote desktop, vídeo ou web-conferência, dentre outras tecnologias que serão amplamente utilizadas. Para ganhar produtividade, a TI deve preparar um manual de orientações simples e objetivo para que os técnicos possam atender a demanda desses chamados.
8. Home office
8.1. Disponibilizar ferramentas para faturamento e auditoria remotos
Home office é a melhor opção para reduzir o deslocamento de colaboradores, bem como se deve evitar que prestadores de serviços externos acessem a instituição, principalmente quando o serviço pode ser feito remotamente. Neste aspecto, talvez seja possível que todo o trabalho do setor de faturamento e auditoria de conta (interna e externa) possam ser feitos remotamente, especialmente se a instituição já tiver toda a informação necessária em formato digital ou digitalizado. Se ainda não o tem, é a hora de escanear tudo que for necessário, viabilizando assim que o processo ocorra de maneira remota.
9. Segurança da Informação
9.1. Revisar as políticas de segurança da informação para acesso remoto
A instituição precisa definir claramente quais os perfis podem ter acesso ao quê de maneira remota, garantindo a conformidade aos requisitos de segurança, bem como estabelecendo penalidades para os casos que se desviem da conduta institucional. Inclusive, em conjunto a equipe de TI, o RH deve trabalhar para proteger a instituição de eventuais reclamações trabalhistas a posteriori.
9.2. Orientar a equipe da instituição quanto às políticas e práticas de segurança
Para evitar qualquer pânico desnecessário, com o vazamento de informações clínicas dos pacientes, revise as suas políticas e oriente a equipe quanto às práticas de segurança da informação. Nada de informações clínicas identificadas por WhatsApp!
9.3. Utilizar ferramentas para garantir o acesso remoto seguro
Com o home office, vários colaboradores acessarão os sistemas remotamente. Dessa forma, é fundamental implementar ferramentas que garantam que a informação está segura e não será compartilhada indevidamente (ex: evitar que a informação seja salva localmente). Ferramentas tais como VPN e desktop virtual/remoto podem ser uma opção, desde que realmente sejam exclusivos para cada colaborador, com login e senha específicos e individuais (nada de logins genéricos!), bem como o firewall deve ser configurado para tal.
10. Higienização de equipamentos de TI
10.1. Ampliar a limpeza dos equipamentos de TI
Como o uso dos computadores, PDAs, smartphones e outros equipamentos, são, em sua maioria, compartilhados, é fundamental optar por capas de proteção esterilizáveis e/ou ampliar a frequência de higienização. Recomenda-se ainda que haja um controle rigoroso desse processo, para garantir que essa higienização será feita, pelo menos, duas vezes ao dia para todos os equipamentos.
10.2. Revisar a política para captura da biometria
As superfícies de contato são grandes veículos para a disseminação do corona vírus. A coleta de digital para a autenticação biométrica deveria ser repensada neste momento, talvez, quando possível, substituída por reconhecimento facial.
11. Internet of Things (IoT)
11.1. Integrar a coleta de sinais vitais ao prontuário
Com a superlotação das UTIs, é fundamental reduzir a carga de trabalho da equipe. Permitir que os sinais vitais sejam automaticamente registrados no prontuário, com a devida validação da enfermagem, pode agilizar o trabalho da equipe.
11.2. Utilizar wearables para ampliar o monitoramento
Os pacientes internados e aqueles que estão sendo acompanhados remotamente em suas residências, podem ser telemonitorados através de wearables que podem, dentre outras coisas, enviar os sinais vitais para uma central que esteja acompanhando os casos suspeitos.
*A missão da FOLKS é acelerar a transformação digital na saúde, através de consultoria, treinamento e eventos. A FOLKS é a representante excusiva da HIMSS Analytics para a América Latina. Mais informações em www.folks.la.
