Por Vinícius V. Guedes
Gerente Comercial e Marketing na TDSA Sistemas.
Neste guia rápido, é possível identificar através de um processo com 9 passos como selecionar o melhor software médico para seu consultório, clínica e/ou hospital. Cada um desses passos possui perguntas críticas que devem ser feitas durante o processo. Seguindo esses passos, você conseguirá tomar a melhor decisão para o seu negócio.
1. Pesquise o mercado de softwares médicos.
A etapa de pesquisa é uma das mais interessantes no processode escolha do software. A procura pode ser realizada em sites, blogs, realizando download de white papers, o objetivo nestaetapa é começar a entender como funciona o mercado de softwares médicos. Se você já conhece o mercado, utilize esta etapa para verificar o que há de novo.
Se ainda não, não se preocupe, procure buscar o máximo de informaçõespara na seqüência poder avaliar os softwares.
Você precisará aprender quais funções cada software disponibiliza,entender as formas de implantação (por exemplo, in loco ou web based)e conhecer as terminologias utilizadas neste segmento. É importantevislumbrar as possibilidades de melhoria que um novo software poderátrazer para suas práticas atuais de negócio. Por tratar-se de um novo investimento, aproveite a oportunidade para melhorar a eficiência deseu negócio.
Tarefas importantes do 1° passo:
– Entenda as funcionalidades básicas do software médico;
– Pesquise o que há de mais novo e as capacidades do fornecedor;
– Aprenda as diferenças entre implantação in loco e web based;
– Identifique 10 maneiras em que o software pode tornar seu negócio mais eficiente.
2. Priorize seus requisitos do software
Agora é a hora para focar em identificar e priorizar os requisitos do software, ou seja, as capacidades e funcionalidades chaves que você precisa no software novo. Essa é uma parte crítica no processo de escolhado software. Ao saber exatamente o que você precisa em um software médico, você estará numa posição melhor para tomar a decisão mais acertada para o seu negócio. Inicie identificando exatamente quais os desafios que você precisa solucionar e em que atividades o seu software atual não está lhe atendendo como você espera. Logo depois, crie uma tabela no Excel com todas as funcionalidades e características do novo software que você precisará para resolver as deficiências do software atual. Procure envolver todos os usuários do sistema para dar sugestões. Ao final,priorize na lista as funcionalidades que você “deve ter” e as que “seria bom que tivesse”.
Tarefas importantes do 2° passo:
– Identifique os desafios que você deseja que o software resolva;
– Identifique as deficiências do software atual;
– No Excel, crie uma lista com as funcionalidades que você deseja;
– Revise a lista com outros usuários, para ter um feedback;
– Priorize as funcionalidades que “devem ter” e as que “seria bom que tivessem”.
3. Venda a ideia para os decisores
Nessa etapa você já tem uma boa noção do que está disponível no mercado hoje e do que vocêprecisa. Você também deverá estar bastante interessado sobre apossibilidade de implementar um novo sistema. Mas espere um pouco!
Se você não é (ainda) a pessoa que toma a decisão da compra, vocêprecisa que o(s) tomador(es) da decisão compre(m) a ideia de um novosoftware. E isso dá um pouco de trabalho.Para vender a idéia você precisará apresentar os benefícios que o novosoftware irá trazer e que estes benefícios superam os custos. Os benefícios podem ser traduzidos como melhoria na coleta deinformações, melhoria nos cuidados com o paciente, redução dos errosoperacionais, conformidade com requisitos do governo, etc. Os custos do software envolvem,por exemplo, as licenças do software, serviços,treinamento e os custos indiretos da mudança organizacional.
Tarefas importantes do 3° passo:
– Identificar o(s) tomador(es) de decisão;
– Apresente os desafios e as deficiências do software atual;
– Detalhe como o novo software irá solucionar estes problemas;
– Elabore um orçamento necessário para aquisição do software novo;
– Obtenha permissão para aquisição do software.
4. Monte uma lista de fornecedores de software
Montar uma lista com alguns fornecedores de softwares médicos é umdos passos mais desafiadores na seleção do software. O motivo é que émuito difícil selecionar e avaliar mais do que 5 fornecedores. Portanto,reduzindo a análise para cerca 5 fornecedores torna-se um processocrítico. O desafio é que existe uma grande quantidade de fornecedores de softwares médicos, mas apenas uma pequena quantidade irá realmente atender a sua necessidade.Todavia, alguns critérios podem ajudá-lo a reduzir a lista. Por exemplo,verifique quais atendem a sua especialidade, ao tamanho do seu negócio e aos requisitos funcionais que você definiu como prioritários. Na seqüência, solicite o preço dos fornecedores e elimine aqueles que estão fora do seu orçamento. Após ter em mãos a lista final, aumente o engajamento dos fornecedores escolhidos em seu processo de vendas.
Tarefas importantes do 4° passo:
– Determine quais softwares atendem a sua especialidade;
– Determine quais softwares atendem ao seu tamanho;
– Determine quais softwares atendem aos seus requisitos principais;
– Determine quais fornecedores estão dentro do seu orçamento;
– Forme a lista com até 5 fornecedores.
5. Explique o seu projeto aos vendedores
Os melhores vendedores são aqueles que ajudam seus potenciais clientes a solucionar seus problemas. Para isso os vendedores de softwares devem estar conscientes sobre as reais necessidades de seus clientes, e dessa maneira poderão comunicar melhor como seu software poderá ajudar. Por exemplo, se você informa ao vendedor quais são as funcionalidadesmais importantes para sua organização, ele poderá gastar mais tempo nademonstração destas funcionalidades à você.Se os vendedores souberem o que você precisa e quando você precisa,eles terão uma maior possibilidade de entregar o que você precisa.
Tarefas importantes do 5° passo:
– Explique ao vendedor do software como eles serão avaliados;
– Mostre sua lista de requisitos prioritários para os vendedores;
– Diga ao vendedor quais são os outros fornecedores que você estáavaliando;
– Detalhe seu processo de escolha ao vendedor;
– Explique ao vendedor o que você espera dele durante o processo devenda.
6. Avalie a demonstração do software
Assistir demonstrações (demos) talvez seja o passo principal no processo de escolha do software. É neste momento que você visualiza o software em ação e realmente identifica o que ele pode fazer por você. Se necessário, realize mais de uma demo. Para retirar o máximo de informações dessas demonstrações, você deve fornecer ao vendedor um “script da demo”, detalhando exatamente oque você precisa assistir na demonstração, como por exemplo,agendamento de consulta, registro de paciente, etc.Fique certo de agendar uma data favorável para a demo e inclua as pessoas chaves de sua organização para assistir junto com você.
Tarefas importantes do 6° passo:
– Prepare “scripts da demo” e divida com os vendedores;
– Agende a data e a hora para realização da demo;
– Convide as pessoas certas de sua organização para participar da demo;
– Realize uma conversa com seus colegas para obter um feedback da demo.
7. Ranking dos softwares
Depois das demonstrações, você certamente terá a percepção de qual fornecedor oferece o melhor produto para você. Todavia, ainda não tome adecisão sem antes criar um ranking dos produtos que você avaliou. Deverá estar certo de que o seu fornecedor favorito é o que mais oferece as funcionalidades que você“deve ter” e as que “seria bom que tivesse”.Enquanto isso, consolide todos os dados levantados na demo paracalcular quais os que atendem com maior eficiência ao seu script. Obtenha a opinião de seu time, especialmente sobre a facilidade de uso. Se você acredita que já tem um vencedor, aguarde um pouco mais para comunicar a decisão. Existem ainda alguns passos críticos a serem cumpridos.
Tarefas importantes do 7° passo:
– Elimine os fornecedores que não oferecem as funcionalidades básicas;
– Ranqueie os fornecedores que permanecem na disputa;
– Ranqueie com base na facilidade de uso do sistema.
8. Crie um ranking dos software
Obtenha e compare propostas de preços.Apesar de não ser fundamental na escolha, o preço, para muitos acaba sendo o principal fator decisório na escolha do software. Nesta etapa você deve solicitar ao vendedor uma proposta detalhada de preços ,incluindo todos os custos associados ao sistema. Isto inclui licença do software, customizações, suporte técnico, treinamento e outras taxas. Peça também para que o fornecedor especifique um terceiro para orientações sobre hardware e equipamentos de rede necessários pararodar o sistema. Perceba que existem diversas formas de precificação (mensalidade,licenciamento, etc.), e para analisar as propostas você deverá equiparálas a uma mesma base.
Tarefas importantes do 8° passo:
– Solicite uma proposta detalhada de preços dos fornecedoresrestantes;
– Forneça os dados necessários para a montagem da proposta pelofornecedor, por exemplo, o número de usuários;
– Assegure-se de que as propostas estão completas – software, serviço,treinamento, implantação, etc;
– Compare as propostas em uma mesma base.
9. Verifique referências e viabilidade do fornecedor do software
Agora, você já sabe que o sistema atende a suas necessidades e que opreço é bom ou pelo menos digestível. Como última tarefa crítica restante você deverá verificar se a empresa realmente é o que ela diz ser. Solicite ao fornecedor um ou mais clientes referências que possuem características semelhantes ao seu negócio,como a especialidade atendida e o tamanho da empresa.
Tarefas importantes do 9° passo:
– Solicite um ou mais clientes referência do fornecedor.
(inspirado no artigo “Ten Steps to Selecting the Right Medical Software”).
A TDSA Sistemas desenvolve softwares de gestão para clínicas,policlínicas, hospitais-dia, bancos de sangue e hemocentros.
